10 tipů: jak se vyhnout chybám při používaní EDI

Bylo vše automatizováno nebo se stále zpracovává ručně? Může dojít k EDI chybám?

Elektronická výměna dat (EDI) je dokonalým nástrojem pro optimalizaci obchodních procesů. Mnoho kroků je automatizováno, zejména v případě integrovaných řešení. Tím se eliminuje prostor pro chyby, protože není nutný téměř žádný manuální zásah. Aby však vše probíhalo hladce, je třeba mít na paměti několik základních věcí. V tomto příspěvku na EDI Blogu Vám poskytnu podrobné informace o těchto základech.

1. Vyberte si EDI řešení, které odpovídá počtu vašich EDI partnerů i objemu vašich dokumentů!

V oblasti EDI neexistuje univerzální přístup. Pokud je mezi vašimi obchodními partnery jen několik EDI uživatelů a objem dokumentů je nízký, nejlepším řešením bude webové EDI řešení, které umožňuje zadávat data prostřednictvím online prohlížeče. Budete tak plně připraveni na EDI pro všechny připojené partnery. Pokud je tomu naopak a máte vysoký objem dokumentů a hodně obchodních partnerů, kteří používají EDI, měli byste rozhodně zvolit integrované řešení. V takovém případě jsou všechna data dokumentů automaticky přijímána ze systému ERP nebo jsou do něj začleněna externí data. A protože systém eXite vám umožňuje oslovit každého z vašich partnerů, stačí vám pouze připojení k jediné EDI platformě. Jakákoli další připojení k jiným platformám by jen vytvářela zbytečné problémy týkající se technologie, zabezpečení, monitorování a správy.

2. Než začnete, promyslete si všechny elektronické procesy!

Pokud začnete výměnou konkrétních dokumentů prostřednictvím EDI, například elektronických objednávek, má smysl připravit půdu pro expediční objednávky, faktury a další dokumenty v rámci pracovního postupu. Elektronické faktury přinášejí dodavatelům největší výhody. Pokud jsou tyto elektronické faktury zasílány rychle, přesně a automaticky, dodavatelé obvykle obdrží platbu dříve. Pro dosažení maximální synergie se doporučuje konzistentní postup. Čím více EDI partnerů je k systému připojeno, tím větší je synergie.

3.Automatická aktualizace kmenových dat! Neexperimentujte se EDI standardy!

Pokud do skladového systému automaticky integrujete elektronické objednávky od zákazníků, spustí se řada dalších procesů: například vychystávání zboží, vystavování oznámení o expedici a fakturace. Cílem je mít k dispozici přesné klíčové údaje a vždy zajistit kvalitu. V ideálním případě by dodavatelé měli používat funkci eXite „Location Finder“. Náš webový portál poskytuje aktuální informace o údajích o umístění maloobchodních prodejen a skladů, takže si můžete být jisti, že dodáváte zboží na správné místo. Průběžná výměna aktualizovaných cenových a katalogových údajů (v řeči EDI nazývaných PRICAT) a kmenových údajů partnerů (PARTIN) také výrazně usnadňuje spolupráci mezi maloobchodníky a dodavateli.

4. Neexperimentujte s EDI standardy!

EDI standardy hrají důležitou roli při vzájemném propojování obchodních partnerů. V této oblasti nedoporučuji provádět žádné experimenty. Existují osvědčené standardy GS1 EDI, např. EDIFACT/EANCOM. Případně můžete důvěřovat průmyslovým standardům, které se ve vašem podniku běžně používají. Mezi ně patří ODETTE a VDA v automobilovém průmyslu a EDITEX v oděvním průmyslu.

5. Vyhněte se manuálním zásahům!

Jakýkoli ruční zásah zpomalí proces a způsobí, že systém bude náchylný k chybám. Proto doporučujeme vyhnout se systémovým nesrovnalostem, kdykoli je to možné. K tomu dochází, když digitální data nelze zpracovat zcela automaticky. Příkladem může být situace, kdy je vytištěna objednávka a údaje z této objednávky je třeba znovu ručně zadat do informačního systému, aby bylo možné vystavit dodací listy nebo faktury. Ručnímu přenášení dat z jednoho programu do druhého je třeba se za každou cenu vyhnout, protože tím také vznikají v systému nesrovnalosti, které otevírají prostor pro chyby.

6. Prozkoumejte celý potenciál optimalizace procesů!

EDI není jen záležitostí výrobců a maloobchodníků. Do procesu se mohou zapojit i logističtí partneři a předzásobitelé, což vytváří ještě větší potenciál pro optimalizaci. Dodavatelé mají navíc možnost využít sofistikovanou formu e-faktoringu k diskrétní konverzi neuhrazených faktur na likviditu. Pro nové EDI uživatele může být také velmi užitečné otevřeně oznámit ostatním společnostem, že si začali vyměňovat dokumenty elektronicky. Lidé si také s větší pravděpodobností uvědomí, že dlouholetí obchodní EDI partneři používají, ale tuto informaci sdělili pouze ostatním společnostem.

7. Vyberte si komunikační kanál, který vyhovuje vašim potřebám!

Výměna dat s obchodními partnery probíhá prostřednictvím datového centra eXite. Aby váš ERP mohl komunikovat s eXite, existuje řada komunikačních protokolů, včetně eXite_link, AS2, API, SOAP, FTP atd. Každé z těchto spojení nabízí jinou hloubku integrace. Umožňují vaší aplikaci komunikovat s eXite, takže uživatelé mohou okamžitě zkontrolovat stav transakce a sledovat ji, aniž by museli přepínat aplikace.

8. Spolehněte se na EDITEL při „konvertování“ EDI dat!

Import a export EDI zpráv vyžaduje rozhraní. Pokud váš ERP nemá odpovídající rozhraní, máte dvě možnosti: buď si rozhraní nechat naprogramovat, nebo využít službu eXite pro převod EDI dat do libovolného formátu. Tím si ušetříte práci s vytvářením dalších rozhraní a můžete rychle realizovat spojení se svými klienty.

9. Nezapomeňte na závěreční test!

Po úspěšném navázání spojení s eXite byste měli před spuštěním provozu důkladně zkontrolovat svůj systém. Za tímto účelem požádejte své obchodní partnery, aby vám co nejdříve poskytli testovací data, abyste mohli integraci kontrolovat, dokud vše nebude fungovat bezchybně. Uživatelé mají k dispozici také bezplatný testovací systém eXite.

10. Rádi vám zodpovíme všechny vaše dotazy!

Pokud potřebujete okamžitou pomoc, můžete kontaktovat náš tým technické podpory 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Proto nás neváhejte kontaktovat, pokud se setkáte s naléhavými problémy. Technická podpora společnosti EDITEL je vám nepřetržitě k dispozici.

Já i moji kolegové vám samozřejmě vždy rádi zodpovíme jakékoli další dotazy. Pro zaslání dotazu prosím použijte kontaktní pole vpravo.

Autor

Alexander Schaefer
CIO v EDITEL Austria