EDI ve společnosti Agrofert

Pracovní skupina současně zohlednila požadavky na interní EDI komunikaci mezi jednotlivými společnostmi v rámci koncernu AGROFERT, jež se postupně objevily v posledních letech.

Do projektu byly zapojeny klíčové společnosti koncernu, které jsou významnými hráči na českém, slovenském a maďarském trhu, jako např. PENAM, a. s., Kostelecké uzeniny, a. s., Vodňanská drůbež, a. s., OLMA, a. s., Mlékárna Hlinsko, a. s., Animalco, a. s., PMU CZ, a. s., Ceres ZRt. a další.

Cílem projektu bylo zkonsolidovat roztříštěné EDI řešení u jednotlivých společností, centralizovat je do jedné platformy, a vytvořit tak jednotné prostředí EDI, sdílené mezi společnostmi AGROFERTU a jejich dodavateli. Dalším úkolem bylo zefektivnění elektronické výměny dokumentů a optimalizace nákladů na elektronickou výměnu dat.

Další požadavky zadavatele na řešení

Vedle hlavních cílů projektu definoval zadavatel několik klíčových vlastností finálního řešení, které jsou nezbytné pro jeho efektivní používání. Řešení mělo zahrnovat veškeré funkcionality standardního EDI řešení a podporovat konverzi zpráv z/do formátu EDIFACT, a to při zachování všech již používaných typů vstupních datových formátů (např. INHOUSE, IDOC, XML).

Bylo nutné, aby řešení podporovalo ostatní automatizované komunikační kanály, jako např. FTP, POP3/SMTP, HTTP, webové služby, SOAP a další protokoly. Zadavatel dále požadoval zpřístupnění webového portálu pro možnost dohledu přenosů EDI správ, statistik komunikace a automatické zasílání chybových notifikací. Implementované řešení mělo také zajistit elektronickou archivaci všech typů používaných EDI zpráv podle legislativních požadavků zúčastněných zemí včetně požadavků EU.

Implementace ve 14 firmách během 10 měsíců

Na základě výběrového řízení zvolila pracovní skupina řešení eXite PRO společnosti EDITEL CZ. Komplexní platforma zabezpečuje provoz EDI služeb, přináší plnou automatizaci obchodních procesů, a snižuje tak cenu za administrativu při zvýšení výkonnosti firmy. Vybrané řešení splňovalo veškeré požadavky zadavatele.

V rámci implementace bylo nejdříve nutné provést řadu analýz za účelem definovat typy zpráv, které si zapojené společnosti se svými partnery vyměňují, vytvořit překladové mapy a upravit nastavení dosavadních komunikačních modulů tak, aby vyhovělo požadavkům na přenos dat. Na základě analýz pak probíhalo vypracování harmonogramů migrací jednotlivých společností na konečné společné EDI řešení.

Následná migrace probíhala krok za krokem. Implementace byla vždy dokončena v jedné společnosti, a poté započala v další, aby nebyl ohrožen provoz v rámci skupiny. Celý projekt (i s ohledem na vyřešení požadavku připojení nové společnosti začleněné do koncernu) trval 10 měsíců. Celkem bylo zapojeno čtrnáct společností. Vzhledem k tomu, že vybrané společnosti skupiny AGROFERT využívají ERP systém SAP, bylo ustoupeno od původního požadavku realizace jednotného rozhraní pro informační systémy.

Díky projektu EDI bylo v koncernu AGROFERT dosaženo plné interní optimalizace řešení. Migrace na novou platformu zajistila výraznou úsporu nákladů a jednodušší zapojení nových společností do obchodní komunikace. Vzhledem k nárůstu vzájemných obchodních aktivit jednotlivých členů holdingu AGROFERT došlo také ke zvýšení efektivity vzájemné obchodní komunikace prostřednictvím EDI v důsledku jednotného řešení a ustavení společné pracovní skupiny. Řešení se vyznačuje minimálními nároky na infrastrukturu všech zapojených subjektů a díky monitoringu v režimu 24/7 má AGROFERT neustálý dohled nad veškerou obchodní komunikací a informace o stavu jednotlivých procesů.

Webový portál eXite PRO, přizpůsobený pro skupinu AGROFERT, poskytuje pracovníkům efektivní nástroj při zavádění a provozu bezpapírové výměny dokumentů, zejména pak při bezpapírové elektronické fakturaci. Díky nadstavbě pro business monitoring a reporting je možné přehledné sledování elektronických obchodních procesů a individuálních obchodních případů. V rámci řešení se vyměňuje každý den až 30 000 EDI zpráv.

V průběhu základní implementace byly rovněž u vybraných společností implementovány elektronické dodací listy – zprávy DESADV s SSCC kódem. To umožnilo spolu se zavedením značení palet paletovými etiketami GS1 LL s SSCC kódem odběratelům rychlejší příjem zboží. Používání SSCC kódů umožňuje převzít neporušenou paletu se zbožím celou najednou. Prostřednictvím snímání paletové etikety s SSCC kódem v podobě čárového kódu je možné načíst informace o jejím obsahu přímo z elektronického dodacího listu včetně dalších informací o dodávaném zboží, jako jsou například příslušné šarže a exspirace dodávaného zboží. Zavedení SSCC kódů rovněž umožňuje lépe sledovat pohyb palet během logistických operací. Ing. Milan Mikula, Solutions Manager, EDITEL CZ.

Hlavní přínosy řešení:

• propojení několika dodavatelů ze čtyř různých zemí pomocí jediné komunikační platformy
• pouze jednoduchý komunikační software v infrastruktuře každého člena koncernu AGROFERT
• bez nutnosti investic do EDI softwaru a vlastního hardwaru; pouze operační náklady na služby
• obousměrná datová konverze INHOUSE -> EDIFACT
• zachování/převzetí aktuálních datových struktur člena AGFROFERT
• automaticky řešený elektronický podpis u odchozích zpráv
• ověřování elektronického podpisu na příchozích zprávách
• monitoring veškeré dostupné komunikace
• vzájemné párování a vyhodnocování stavu obchodního případu
• zákonná archivace dokladů v dlouhodobém archivu
• monitoring chyb zajištěný helpdeskem dodavatele, který je v nepřetržité pohotovosti
• plný soulad s legislativními požadavky

Měsíčně je přijato anebo vystaveno více než 200 tisíc EDI objednávek, asi 110 tisíc elektronických dodacích listů a 75 tisíc faktur. V současnosti probíhá ve skupině AGROFERT zapojování dalších společností do EDI komunikace a rovněž rozvoj EDI komunikace v dalších segmentech aktivit celé skupiny.