EDI Mapování jako faktor úspěchu: proč je tento proces tak důležitý

Mapování EDI: aneb analýza významu dat je klíč

Společnosti, resp. jejich informační systémy, obvykle využívají různých interních datových struktur a různé informační systémy pracují zpravidla na odlišných logických principech. Ve světě elektronické výměny dat (EDI) bychom mohli říct, že „hovoří různými jazyky“. To může znít jako výzva, protože s rostoucím počtem obchodních partnerů by bylo nutné „mluvit množstvím různých jazyků“. Zde vstupují do role potřebných „tlumočníků“ právě poskytovatelé EDI služeb prostřednictvím důležitého procesu, zvaného mapování dat. V tomto příspěvku vysvětlíme, jak analýza dat a následné mapování probíhá a proč jsou nezbytné standardy.

Pro začátek je důležité si uvědomit následující: standardizované datové formáty mají pro přenos EDI zpráv zásadní význam, protože v konečném důsledku zajišťují automatizaci obchodních procesů. Mezi důležité standardy EDI patří EDIFACT, ANSI, ODETTE nebo VDA, se kterými se můžeme setkat v mnoha odvětvích, od automobilového průmyslu přes maloobchod až po farmacii. Pro některé to je „rozsypaný čaj“ nebo „vstup do Matrixu“, pro EDI odborníky jasně definovaný kodex. Kodex, který definuje danou syntaxi a obsah zpráv pro elektronickou výměnu. Standardizace struktury a obsahu zpráv je pro všechny strany velmi důležitá. Žijeme v době, kdy se kladou vysoké nároky na co nerychlejší a nejefektivnější výměnu dat v odběratelsko-dodavatelském řetězci. Bez standardizace obsahu a struktur dat by efektivita v rámci obchodního styku neexistovala.

Různé názvy pro stejná datová pole

Když se podíváme na stávající informační systémy ve firmách, které si chtějí vzájemně elektronicky vyměňovat data, zjistíme, že se často výrazně liší. Technické vybavení a datové struktury jsou obvykle přizpůsobeny konkrétním potřebám a postupům společnosti. Zcela logicky na trhu existuje široká škála různorodých informačních systémů, které se neřídí jednotným datovým rozhraním. Právě proto například vznikají nekonzistence v názvech datových polí. Jedna společnost může datové pole nazývat „datum“, zatímco jiná může pro stejné pole používat anglický název „date“. Kromě toho může být toto datum uvedeno v různých formátech v závislosti na IS/ERP. Dalším příkladem nekonzistence může být samotný obsah datového pole, např. při uvedení barvy. Jedna společnost ve svém IS použije pro barvu kódové označení, druhá ji může jednoduše uvádět přímo jako „zelená“ nebo „modrá“. Oba údaje znamenají totéž, ale jsou vyjádřeny v odlišných hodnotách. To může být případný problém při přenosu a automatizovaném zpracování dat. Pro takovéto situace je důležité najít odpovídající řešení.

Mapování EDI je jakýmsi „ukazatelem“ pro data

Pokud si dvě nebo více společností s různými strukturami dat nebo databázemi chtějí vyměňovat informace, je třeba nejprve provázat struktury dat a odpovídající obsah tak, aby vše fungovalo, jak má. Zjednodušeně řečeno se tak děje prostřednictvím překladové definice, která transformuje data ze zdrojové struktury vlastního IS/ERP dané společnosti do cílové datové struktury nebo cílového datového souboru v požadovaném formátu nebo EDI standardu. Odborný název pro tento postup se nazývá mapováním. Mapování zajistí, že například pole data faktury přesně odpovídá pravidlům a definici cílové struktury. Totéž platí pro čísla faktur, celkovou fakturovanou částku a další standardizovaná pole, která musí obě strany při použití elektronické výměny dat plnit stejnými informacemi. Mapování EDI poskytuje konverznímu softwaru všechny potřebné informace pro zajištění bezproblémové komunikace. V principu slouží jako „průvodce“ transformací dat.

Aby informační systémy nemusely podporovat všemožné datové formáty, provádí se transformace dat do tzv. „komunikačního standardu“ (např. EDIFACT), kterému pak rozumí obě strany. Takový standard je jinými slovy často přirovnáván např. k angličtině jako k nejrozšířenějšímu jazyku používaném v obchodním styku. Jedná se právě o takový společný jazyk, kterému oba obchodní partneři rozumí a jsou schopni v něm bezproblémově komunikovat. Pro mnoho obchodních partnerů je to obrovská výhoda, protože stačí znát JEDEN jazyk, což je v našem případě standard EDI. Pokud bychom tuto podobnost posunuli ještě dále: mapování se zabývá všemi pravidly gramatiky, syntaxe, a nakonec i slovní zásoby.

Zkušení poskytovatelé služeb EDI mají komplexní odborné znalosti

Výrobci zboží nebo distributoři, kteří dodávají zboží více obchodním partnerům, obvykle obdrží instrukce k EDI komunikaci hned na začátku svého obchodního vztahu. Tyto instrukce, obvykle ve formě příslušných příruček, se mohou v jednotlivých společnostech značně lišit. Musí být analyzovány, aby mohly být jednotlivé společnosti navzájem propojeny prostřednictvím mapování EDI. Pro specifické potřeby a splnění individuálních požadavků lze také vytvořit individuální mapování na míru. Společnost EDITEL vám ráda pomůže s efektivním propojením s obchodními partnery v rámci implementace různých typů EDI zpráv, včetně ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC, PRICAT, atd. Totéž platí pro kontrolu kvality dat, která identifikuje chyby v datovém obsahu (např. revize GLN a GTIN, platnost a úplnost dat, atp.) Tím se zabrání přenosu nebo importu chybných dat do informačních systémů.

Pokud máte jakékoli dotazy k výše uvedeným informacím, rádi se s vámi poradíme. Neváhejte se obrátit na mě nebo na mé kolegy.

Autor

Daniel Čermák
Delivery Manager EDITEL CZ