EDI v obchodní logistice

EDI v obchodní logistice: jak zvýšit efektivitu a snížit náklady

Vzájemné interakce mezi různými dodavateli a ohromné množství dat, která je třeba každodenně zpracovávat, představují pro obchodní logistiku nemalé výzvy. Elektronická výměna dat (EDI) zaručuje při zpracování dat z objednávek, dodacích listů a faktur maximální efektivitu. Expert ze společnosti EDITEL, Richard Frey, v tomto článku přibližuje, jak lze pomocí EDI dosáhnout úspor v nákladech, v jakém stádiu je integrované řešení EDI ekonomicky výhodné, a jak může využití nových technologií, např. umělé inteligence, v obchodní logistice dále zvýšit její efektivitu.

Jaké jsou výzvy, kterým dnes obchodní logistika čelí?

Mezi největší výzvy patří ohromné množství dat, která je potřeba každý den zpracovávat, a koordinace s mnoha různými subjekty – především dodavateli. Pro představu několik čísel: jen v Rakousku je podle rakouského statistického úřadu více než 4 100 výrobců potravin. Typický supermarket má v průměru zalistovaných skoro 12 000 výrobků, diskontní prodejci jich nabízejí méně a prodejci s plným sortimentem zase podstatně více. I za předpokladu, že supermarket zásobuje pouze zlomek z těchto dodavatelů, je potřeba zpracovat obrovské objemy dat. V obdobích největšího vytížení – jako jsou Velikonoce nebo Vánoce – může být navíc velmi náročné zprocesovat nepředvídatelné množství zboží, které budou obchodníci skutečně potřebovat. Aby se předešlo nedostatku zboží v obchodech, musí výrobce nebo logistická společnost co nejdříve zjistit, že zboží v obchodě dochází. To je možné jedině díky spolupráci obchodních partnerů a výměně informací, k níž musí docházet v reálném čase.

Jakou roli při zpracování těchto dat hraje EDI?

EDI jako nástroj zajišťuje, že tato interakce funguje hladce. Zjednodušeně řečeno, obchodní společnosti a výrobci si vyměňují logistické doklady elektronicky, prostřednictvím EDI. To přináší obrovské výhody, dodavatel může například okamžitě reagovat na objednávku (ORDERS). Také elektronické zpracování dodacích listů (DESADV) hraje v procesu významnou roli: pouze prostřednictvím této zprávy lze zajistit přesné naplánování a realizaci příjmu zboží. EDI odbourává administrativní zátěž, protože výměna dat je automatizovaná a dochází k integraci do navazujících systémů, jako je řízení zásob nebo ERP (Enterprise Resource Planning), bez jakýchkoli systémových nesrovnalostí. Snižuje se chybovost, procesy se zjednodušují a standardizují. Případné manuální zadávání je omezeno na nezbytné minimum. To vše zrychluje procesy a v konečném důsledku zvyšuje efektivitu.

Hlavní činností společnosti EDITEL je automatizace výměny dat, včetně dat z objednávek (ORDERS), dodacích listů (DESADV) a faktur (INVOIC) a nastavování potřebných procesů. V průběhu let jsme díky spolupráci s mnoha významnými společnostmi z oblasti výroby a obchodu získali komplexní znalosti jejich procesů a vybudovali si vysokou úroveň odborných znalostí se zaměřením na hledání optimálních řešení.

Jaké současné trendy by mohly přispět k dalšímu zlepšení logistických procesů nebo plánování kapacit v budoucnu?

Díky digitální výměně dat mezi dodavateli a obchodníky je již běžnou praxí, že ERP systém sám upozorní, když se blíží vyčerpání některého zboží. Nástroje založené na umělé inteligenci v budoucnu přispějí ke zdokonalení předběžného určování množství. Zejména v již zmíněných nejvytíženějších obdobích, kdy bývá obtížné odhadnout potřebné množství zboží, by umělá inteligence mohla předpovědi výrazně zdokonalit.

Jaké jsou největší výhody plné integrace procesů v dodavatelském řetězci obchodní společnosti?

Automatizace procesů zvyšuje efektivitu celého hodnotového řetězce. Dodavatelský řetězec s podporou EDI funguje bez manuálních zásahů, což eliminuje potenciální zdroje chyb. Bezproblémová integrace umožňuje hladkou spolupráci a zlepšuje komunikaci mezi zúčastněnými obchodními partnery. Společnosti, které chtějí zavést EDI, musí také předem prověřit své procesy, aby si zajistily čistá kmenová data. To eliminuje další možné zdroje chyb a v konečném důsledku zlepšuje spokojenost zákazníků.

Jak může EDI pomoci snížit náklady v dodavatelském řetězci?

Potenciální úspory se primárně týkají procesních nákladů. Vezměte si například dodávku 32 palet s nápoji: ruční evidence přijatého zboží by trvala pět až deset minut. Díky EDI dojde k úspoře podstatné části tohoto času a příjem zboží trvá méně než dvě minuty. Nemusí se to zdát mnoho, ale při 200 až 300 příjmech zboží to znamená časovou úsporu až 600 minut. Pokud to vztáhnete na 1 000 obchodů, je to 600 000 minut neboli 10 000 hodin ušetřeného času. 10 000 hodin, které mohou zaměstnanci věnovat službám zákazníkům na prodejním místě, místo aby „marnili“ čas evidencí přijatého zboží.

Jak je to s transparentností a tedy i dohledatelností dat?

Přehled o celém dodavatelském řetězci je z důvodu současných legislativních požadavků stále důležitější. Kromě toho se spotřebitelé stále více zajímají o původ svých výrobků.

To znamená, že informace o produktech musí být k dispozici v celém dodavatelském řetězci nebo musí být poskytovány spolu s nimi. Dohledatelnost je zaručena díky spolupráci s naší mateřskou společností GS1, která nabízí různá řešení v závislosti na potřebách dané společnosti.

U jak velkých společností se vyplatí integrované řešení EDI?

Firmy s menším objemem objednávek mohou být snadno a po cenové stránce výhodně zapojeny prostřednictvím našeho webového řešení EDI, které vyžaduje pouze přístup k internetu. Integrované řešení se vyplatí zejména při soustavném obchodním styku a větších objemech objednávek, a důležitým předpokladem je, že společnost má ERP nebo systém řízení zásob, do kterého lze řešení EDI integrovat.

Pokud chcete vědět, jak může vaše společnost optimalizovat svůj dodavatelský řetězec prostřednictvím elektronické výměny dat (EDI), s kolegovy vám na vaše dotazy rádi odpovíme. Pro odeslání zprávy prosím použijte kontaktní pole vpravo.

O autorovi

Richard Frey
Business Development Manager ve společnosti EDITEL Austria