EDI v pohybu ve společnosti BEXity

Společnost EDITEL zahájila provoz EDI pro společnost BEXity

Jako jedna z největších logistických firem v Rakousku realizuje BEXity denně více než 10 000 přeprav zboží. Podle toho se také hýbe provoz EDI, který je od začátku roku v rukou společnosti EDITEL.

„Uvádíme Vaše produkty do pohybu – jak v Rakousku, tak po celé Evropě“. Pod tímto motem se bývalá dceřiná společnost ÖBB (Rakouských drah) Q Logistics k 1. lednu 2020 stala součástí německé investiční společnosti Mutares. Bývalý obchodní útvar kusové zásilky a warehousing společnosti ÖBB-Holding a Quehenberger Logistics od té doby vystupuje pod názvem BEXity. Což je odvozeno z pojmů „flexibility“ a „agility“. Také stojí za tradicí a hodnotami společnosti. Kromě nutnosti najít nový název přišly ještě daleko větší výzvy. Znamenalo to vyjmout celou stávající IT infrastrukturu, a tedy i celý systém EDI z původního prostředí ÖBB a přenést je do nového prostředí. A to vše za běžícího provozu, při co nejmenším dopadu na zákazníky a během velmi omezeného časového rámce.

Spuštěno

Protože se jedná o extrémně datově náročné a časově kritické procesy. Od začátku nám bylo jasné, že takový rozsáhlý a komplexní projekt musíme svěřit profesionálům na EDI s příslušnou kompetencí a personální kapacitou, říká Robert Blum, vedoucí IT společnosti BEXity.

Volba padla na firmu EDITEL, která se tohoto náročného úkolu zhostila s maximálním nasazením a efektivitou. Tento úkol byl takovou výzvou především proto, že se jednalo o velké množství různých digitálních procesů. Ty daleko přesahovaly jinak běžný systém odbavení „Order-2-Cash“. V logistické firmě této velikosti se tak dennodenně zpracovávají a vyřizují obrovské objemy nejrůznějších formátů dat nebo procesů, jako jsou například transportní příkazy, nákladní listy nebo fakturace. A to vše s partnery, kteří jsou napojeni na různé komunikační kanály. Celkově tedy muselo být přibližně 250 partnerů EDI v co nejkratší době a při maximálních bezpečnostních opatřeních převedeno do nového prostředí. Souběžně muselo být připojeno 20 nových partnerů.

I okolní IT infrastruktura, která představuje základ pro bezproblémový provoz EDI, se ukázala jako velmi těžko realizovatelná. Například tak muselo dojít ke sjednocení pěti různých lokalit a několika IT systémů. To vyžadovalo i úzkou spolupráci s dalšími poskytovateli IT služeb, kteří se projektu účastnili. Podtrženo a sečteno, museli jsme zde zvládnout opravdu náročný úkol.

I přes tyto mimořádné výzvy si, podle slov jednatele společnosti EDITEL Gerda Marlovitse, společnost EDITEL od počátku stanovila za cíl, že migraci provede ve velmi krátkém stanoveném čase. Aniž by ovšem jakkoliv ovlivnila běžný provoz společnosti BEXity.

Velký posun

Společnosti EDITEL se podařilo všechny potřebné úlohy k dohodnutému termínu ukončení projektu úspěšně splnit. Za necelých devět měsíců se tedy pohnulo vše, co se pohnout muselo: totiž kompletní systém EDI z jednoho místa na druhé, a to bez jakéhokoliv ohrožení běžného provozu. Povšimnutí hodný detail na okraj: v důsledku pandemie během realizace projektu nedošlo k jednomu jedinému osobnímu kontaktu mezi zúčastněnými osobami. To znamená, že veškeré obchodní a organizační porady konaly v rámci virtuálních setkání.

Důvod, proč navzdory nepříznivým okolnostem vše probíhalo tak bezproblémově, je podle projektového manažera společnosti EDITEL Jana Reichetzedera:

Především v kontinuální a dobré spolupráci se zákazníkem.

Přesně tuto silnou stránku v kladném smyslu vyzdvihl i zákazník:

Vlastní odpovědná komunikace ze strany společnosti EDITEL s obchodními partnery EDI a dosavadními poskytovateli služeb společnosti ÖBB se pro všechny zúčastněné prokázala jako enormně užitečná, potvrdil Robert Blum.

Dosažením veškerých cílů projektu jsme si i my pro sebe jako stávajícího poskytovatele služeb EDI společnosti BEXity vytvořili ten nejlepší základ, Gerd Marlovits se těší na budoucí spolupráci, ve které bude zcela jistě i nadále mnoho pohybu.

Ve zkratce:

• plynulý, technický přechod za probíhajícího provozu a v rámci stanoveného časového rámce;
• kompletní provoz EDI z jedné ruky („Managed EDI Services“);
• projektový management se všemi akcionáři prostřednictvím EDITEL;
• migrace EDI se 170 partnery a proces zahrnutí 20 nových partnerů;
• realizace projektu proběhla kvůli pandemii ze 100 % virtuálně.