Jak princ Edi bojoval se sedmihlavou saní Archivum

I v dnešní hektické době je čas na pěknou pohádku. A myslíte si, že je to pohádka?

V jednom moderním království žil moudrý král Lex, který se snažil chránit tamní přírodu. Byl to král, který se zajímal o moderní technologie a všichni poddaní v tom království se rozhodli, že ho v tom podpoří. V království se tuze dařilo obchodníkům. Dalo se tu koupit kde co – oblečení, jídlo, kosmetika, stroje i auta. Bylo zde několik továren, které vyráběly velké množství výrobků, skládající se z mnoha částí. Ne vše se ve velké továrně vyrábělo, a to byla velká příležitost pro řemeslníky, kteří vyráběli tyto potřebné části a do velké továrny je dodávali. Také zde žila velká spousta drobných podnikatelů a živnostníků, kteří pekli chleba, prodávali květiny nebo třeba stavěli domy. Jak už jsem řekl, Lex byl král moudrý. Věděl, že pokud chce království přežít, musí se snažit dodržet dvě pravidla – chránit přírodu a její přírodní bohatství a sehnat peníze na chod království.

„Všem poddaným – pokud chcete, aby naše zem vzkvétala, žádám od vás jediné. Pokud provedete nějakou finanční transakci chci, aby jedna desetina hodnoty transakce odešla na bankovní účet našeho království. To nám pomůže zajistit výplatu našich strážců nebo lékařů, kteří pro naše království budou pracovat a jejich služby budete moci využívat zdarma“ vyhlásil král Lex.
A tak v každé továrně existovalo speciální oddělení, které mělo na starosti správu financí nebo tu byli lidé, kteří se o finance starali těm dalším podnikatelům a živnostníkům. Správu těchto získaných financí prováděl sám pan král. Měl i dceru Docilis, která mu se vším pomáhala. Poddaní byli rádi, protože jejich jediná povinnost vůči zemi, kde žili, bylo právě jen odevzdání té jedné desetiny a zbytek šel na jejich živobytí. Všem se dařilo a země vzkvétala.

Jednoho dne se král Lex probudil, postavil se k oknu a hlavou mu projela myšlenka: „Jak to že je v zámeckém parku tolik pařezů? Kam mizí ty stromy? Co se s nimi děje? A proč tak rychle?“
Začal pátrat a zjistil, že sám nařídil: „Každá finanční transakce musí být evidována na papíře.“ Každá továrna, každý živnostník a každý řemeslník musel po provedené práci vytisknout papír, kde uvedl, co a pro koho udělal, jakou částku za to dostal a kolik z té částky přináleží království a je nutno to odeslat na speciální bankovní účet. Navíc se musel vytisknout i papír ve chvíli, kdy jste si něco objednali, aby bylo zřejmé, co jste si objednali a u koho a za kolik peněz. A také bylo nutné vytisknout papír, na kterém byla zpráva o tom, kam vaše zboží dodat a zároveň si nechat podepsat zástupce druhé strany, že vaše zboží převzal, a tudíž že můžete po něm žádat zaplacení. Řeknu vám, že to byla přímo papírová džungle. Tím, jak lidé byli bohatší a dařilo se jim, pořizovali si stále více věcí a služeb, což zvyšovalo příjmy na bankovním účtu království, ale zároveň se zvyšoval počet vytištěných papírů a tím více stromů, ze kterých se vyráběl papír pro tisk, ze zámeckého parku mizelo. Král se rozhodl zakročit. S dcerou si sedli a vymysleli nové nařízení. „Evidence obchodních transakcí bude pořád stejná, ale místo tisku na papír se vše bude řešit elektronicky. Každý už přece má počítač a v něm e-mail. Stačí jen odeslat soubor PDF a považovat to za elektronickou verzi papírového dokumentu“ vyhlásili oba. Král i princezna byli spokojeni. Bylo vidět, že nařízení zabralo. Stromy přestaly ze zámeckého parku mizet. Alespoň se to tak zdálo.

Jednoho dne se král opět zrána postavil k oknu a všimnul si, že stromy v parku i přes veškerou snahu, kterou s Docilis měli, stromy stále mizí. Zjistil, že je na to krátký a že bude potřebovat pomoc. Je totiž fajn požádat někoho zkušeného o pomoc. A tím zkušeným by prvorozený princ Edi ze sousedního království. „Milý Edi, přijeď k nám na návštěvu, možná pro tebe mám nějaký úkol. A jestli budeš chtít, třeba se tu najde i manželka“ napsal Lex v e-mailu, který Edimu poslal. Edi byl totiž velmi pohledný a Docilis řekla, že by si dokázala představit, že by si jej vzala za manžela a chtěla s ním strávit celý svůj život. Když princ Edi přijel, dal se ihned do práce. Šel do zahrady, promluvil si s dřevorubci, kteří káceli stromy v parku a dozvěděl se, komu dřevo dodávají. Ukázalo se, že místní továrna na výrobu papíru má několik odběratelů, ale nejvíce papíru odebírá sedmihlavá saň Archivum. Tu zaměstnával král Lex. Král Lex totiž zapomněl na jedno staré nařízení, které říkalo, že některé dokumenty, které vzniknou, se musí uchovávat ještě 10 let po jejich vystavení, aby bylo možné zjistit, co, kdy a kdo komu prodal a kolik za to dostal peněz a bylo možné zkontrolovat, jestli na bankovní účet království poslal správnou sumu peněz a nepodvádí. Lidé jsou různí a občas nečestní. Protože bylo království malé, dohodli se všichni, že se bude vše skladovat ve velké jeskyni, kde žila sedmihlavá saň Archivum. Bylo to skvělé řešení, protože všech sedm hlav dokázala využít při činnostech spojených se správou archivu dokumentů – jejich zakládání, kategorizace a vyhledávání, pokud to bylo zapotřebí.

Princ Edi a jeho řešení

Hlavním problémem, na který princ Edi narazil byl ten, že dokumenty sice do archivu dorazily, ale protože měly jen digitální podobu bez jakéhokoliv popisu, co dokument obsahuje, kdo jej vystavil a kdy, Archivum si vše zjednodušila. Dokument vytiskla na papír, vložila do šanonu, šanon popsala a založila na příslušné místo v regále. Proto se objem papírů sice zmenšil, ale stále významná část zůstávala fyzicky vytištěná na papíře. A s tím se princ Edi rozhodl skoncovat. Předně se s králem Lexem a princeznou Docilis dohodli, že elektronický dokument neznamená, že si vytvoříme obrázek a ten někomu pošleme e-mailem. Přišel s poměrně sofistikovaným postupem, jak vytvářet elektronické verze dokumentů, jak ve struktuře zachovat všechny potřebné informace a jak je strojově zpracovat. Nebylo nutné, aby je nějaký člověk četl a přepisoval do příslušných kolonek ve formuláři na počítači. Na počest prince se formát pojmenoval EDI. Ale to byla jen část práce. Bylo také nutné změnit styl práce sedmihlavé saně Archivum. Na stole měla sice počítač, ale sloužil ji jen k tomu, aby si dokumenty vytiskla a ve fyzické podobě založila do šanonu. Edi přišel s tím, že po dohodě s králem Lexem bude elektronická verze dokumentu, pokud bude správně elektronicky označená speciálním elektronickým razítkem a podpisem, které král Lex ověří a důvěřuje mu, mít stejnou váhu jako vytištěný dokument. Od té chvíle už nebylo nutné nic tisknout. Že to byla skvělé rozhodnutí se ukázalo krátce poté.

Sedmihlavá saň Archivum onemocněla a kašlala. Asi si dokážete představit, jak to vypadá, když kašle drak. Jedna její ohnivá slina dopadla do regálu a papírové dokumenty se vzňaly. Byly nenávratně ztraceny. Protože však řada jiných dokumentů byla v elektronické podobě, byly zabezpečeny mnohem lépe. Navíc existoval záložní počítač, kam se vytvářela kopie dat. Pokud by se s jednou kopií dat něco stalo, poměrně rychle a jednoduše by bylo možné vytvořit kopii další. A když Edi a Lex, společně s Docilis rozhodli o elektronizaci archivu, měla Archivum méně práce a mohla se začít věnovat sama sobě. Začalo se jí lépe dařit a pokud jsem slyšel dobře, přestěhoval se k ní do jeskyně drak Digitis a brzo spolu čekají malé dráčky!

A tak princ Edi zachránil království před úpadkem. Všichni lidé v něm žijící měli více času pro sebe a užívali si života. Edi a Docilis se vzali a král Lex šel do důchodu. Začal se věnovat svým koníčkům a korunu a žezlo předal Edimu. A když takhle jednou seděl na rybách u řeky všimnul si, že na zámek letí čáp s malým ranečkem. Že by?

To, co se může zdát jako pohádka, je dnes možné. Zajímá vás, jak si Edi technicky poradil s problémy, které se před ním objevily? Jak přesně ulehčil práci sedmihlavé sani Archivum? Kontaktujte EDITEL, rádi to s vámi probereme.

Autor

Svatopluk Vít
Technical Sales Support Consultant