Kolik toho víte o EDI?

Šest technických pojmů z oblasti digitálního dodavatelského řetězce, které by měl znát každý uživatel EDI

Používání elektronické výměny dat (EDI) naštěstí není limitováno odvětvím ani velikostí společnosti. K optimalizaci vlastního digitálního dodavatelského řetězce ji může využít téměř každá firma, třebaže uživatelé, kteří se s EDI setkávají poprvé, pravděpodobně narazí na pojmy, které je třeba trochu vysvětlit. V tomto příspěvku bych rád vyzdvihl několik technických pojmů, které jsou v kontextu národních a globálních dodavatelských řetězců obzvlášť důležité.

Existuje poměrně dlouhá řada faktorů, které mohou globální dodavatelské řetězce v konkrétních odvětvích nebo jejich částech narušit. Vzhledem k tomu by si každá společnost měla vlastní dodavatelský řetězec průběžně testovat a pokládat si otázky typu: Co můžeme udělat pro to, aby byl tok zboží, dokladů a informací co nejplynulejší, či jak jej můžeme optimalizovat? A právě v té chvíli přichází coby klíčová technologie ke slovu elektronická výměna dat (EDI). K dodavatelským řetězcům se pojí množství odborných pojmů, což jen dokládá, že v dnešním obchodním světě je stále důležitější uvažovat napříč odvětvími.

1. Elektronická výměna dat (EDI) v globálních dodavatelských řetězcích

O jejím širokém využití svědčí sama skutečnost, že se anglický termín pro elektronickou výměnu dat používá napříč celým světem. Počátky elektronické výměny dat (EDI) sahají až do 60. let 20. století. Při rychlém rozšíření do dalších odvětví a soustavném technologickém vývoji je dnes EDI obecně srozumitelné a používá se po celém světě. Společnosti všech velikostí, od malých rodinných podniků až po globální korporace, si automaticky vyměňují obchodní doklady ve strukturovaném a strojově čitelném formátu: výrobci zboží si vyměňují doklady s maloobchody i se svými dodavateli, zatímco dodavatelé se subdodavateli a ti zase se svými dodavateli surovin. EDI se navíc neomezuje jen na konkrétní odvětví. Možnosti jeho využití sahají od dodavatelského řetězce v maloobchodě, přes automobilový průmysl, zdravotnictví, až po potravinářský průmysl, finanční odvětví, logistiku či komunikaci s orgány státní správy.

2. Procesy Order2Cash (O2C) a Purchase2Pay (P2P) v dodavatelském řetězci

Na podnikové úrovni jsou, co se dodavatelského řetězce týče, mimořádně důležité dva technické pojmy: procesy Order2Cash a Purchase2Pay. Vzhledem k tomu, že obchodní případ obvykle zahrnuje dva obchodní partnery, z nichž jeden má roli zákazníka a druhý dodavatele, bude používaný termín v daném okamžiku záviset na úhlu pohledu. V ideálním případě dodavatel digitalizuje celý proces „Order2Cash“ – od přijetí objednávky až po její zaplacení – a to propojením vlastního ERP s ERP svého obchodního partnera. Objednávky pak jsou přijímány pouze elektronicky a všechny dodací listy a faktury jsou obchodním partnerům zasílány také elektronicky. Aby vše fungovalo optimálně, je nezbytné, aby partneři také digitalizovali své procesy související s nákupem zboží, od zadání objednávky až po úhradu faktur („Purchase2Pay“), což je možné právě pomocí EDI.

3. Řízení zásob dodavatelem (VMI) urychluje dodavatelský řetězec

Dalším pojmem, který v souvislosti s optimalizací dodavatelského řetězce nabývá na významu, je řízené zásob dodavatelem (VMI – Vendor Managed Inventory) nebo také systém plynulého zásobování (CRP – Continuous Replenishment Program). V této formě řízení dodavatelského řetězce dostávají dodavatelé od maloobchodů denně informace o zásobách a na základě těchto informací jsou potom generovány objednávky. Dodavatelé nebo výrobci zboží nakonec přebírají proces doplňování zásob na skladech pro své zákazníky a zajišťují, aby nedocházelo k přebytkům nebo naopak k nedostatečnému zásobování. Mezi oblasti, kde se tento systém uplatňuje, patří maloobchod, kde jsou regály průběžně doplňovány standardním zbožím, nebo lékárny, kde zaručuje stálou dostupnost léků. Kromě toho je systém VMI skvělým nástrojem zajišťujícím zásobování surovinami pro výrobce, kteří chtějí zajistit nepřetržité dodávky rychloobrátkového zboží. V odborném žargonu se pro tuto oblast používá zkratka FMCG.

4. CPFR light zahrnuje i prognózy pro řízení dodávek

Není pochyb o tom, že systémy CRP a VMI nabízejí pozoruhodné technické možnosti. Ještě futurističtější rozměr však mají systémy CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment), tj. systémy společného plánování, prognózování poptávky a doplňování zásob. Hovořit o futurismu ovšem možná není na místě, protože tato zatím málo využívaná alternativa již skutečně existuje. Na rozdíl od CRP a VMI systém CPFR nejenže průběžně kontroluje údaje o zásobách oproti údajům od dodavatelů, ale zároveň provádí i prognózy a plánovací výpočty. Výměnou prognóz poptávky a objednávek mohou výrobci a dodavatelé s maximální přesností dodávat právě takové množství zboží, jaké jejich obchodní partneři skutečně potřebují. Kromě toho, že snížíte náklady na skladování na minimum, můžete také ušetřit velké množství zboží před znehodnocením. Což je výhodné pro všechny strany.

5. EDIFACT a další společné standardy

Aby si mezi sebou mohly společnosti vyměňovat obchodní doklady elektronickou cestou, musí se nejprve dohodnout na používání společného standardu. Formát uživatelského rozhraní, který je nejrozšířenější v mezinárodním měřítku, v Evropě i napříč průmyslovými odvětvími, se nazývá EDIFACT. Kromě takzvaných subsetů (formátů odvozených od EDIFACT) existuje řada oborově specifických standardů: v Severní Americe se například běžně používá ANSIX.12. V Německu se pak často uplatňuje standard Sdružení německého automobilového průmyslu (VDA) a v celé Evropě je kromě standardu VDA poměrně rozšířené také používání standardu ODETTE. Menší dodavatelé, kteří dodávají velkým korporacím, se většinou řídí jejich technickými specifikacemi. To je běžná praxe a osvědčený postup téměř ve všech odvětvích.

6. Čárové kódy pro přepravu zboží

Množství různých identifikačních čísel a čárových kódů, které máme k dispozici, je pro národní i globální dodavatelské řetězce rovněž velmi důležité. Umisťují se nejen na samotné zboží, ale i na větší přepravní jednotky. Na paletách a přepravních kartonech se při mezinárodní přepravě zboží běžně používají takzvaná sériová čísla logistických jednotek (SSCC). Samotné produkty musejí mít globální identifikační číslo zboží (GTIN), kterému se dříve říkalo EAN kód, jak si možná vybavují pamětníci z oboru. V případě jakýchkoli dotazů k této problematice doporučujeme českým společnostem obracet se na GS1 Czech Republic. Pozorní spotřebitelé však GTIN kódy pravděpodobně také znají, protože se s nimi mohou setkat u samoobslužných pokladen v obchodech s potravinami. Digitalizace dodavatelského řetězce nakonec není tak složitá, jak by se z některých odborných termínů mohlo zdát.