Měsíc prosinec na našem IT oddělení

Mnozí z nás mají sníh a led spojené s obdobím svátků. Co ale „zmrazení změn“ znamená pro poskytovatele služeb EDI a proč musí být někteří z nás v pohotovosti 24 hodin denně? Po přečtení našeho příspěvku se dozvíte, proč lze během prosince a vánočního období na našem IT oddělení zažít všechno možné, jen ne klid. Na oplátku toho ale také hodně dostáváme. Je velice příjemné dělat našim klientům radost a zároveň cítit jejich uznání.

Předvánoční čas je pro IT oddělení společnosti EDITEL vždy rušným obdobím. Je to dáno mimořádně velkým objemem transakcí v rámci elektronické výměny dat, protože pro naše maloobchodní klienty jde o rušnou sezónu: objednává se, přijímá a dodává mnohem více zboží než kdy jindy. Koneckonců, dodavatelský řetězec musí fungovat efektivně, ať se děje cokoli. Když je třeba okamžitě jednat, hraje čas rozhodující roli. Do konce roku je také nutné dokončit mnoho projektů a naplánovat nové na příští rok. Výzvy spojené s COVID-19 toto náročné období ještě více komplikují. „Ó, radostný vánoční čase“, přichází mi na mysl.

Protože nesu celkovou odpovědnost za zajištění hladkého provozu, musím být v tomto rušném období zvlášť ostražitý. Kvůli koronaviru bylo obstarávání zboží v průběhu většiny roku náročné, a tak jsem v prosinci ještě ostražitější než obvykle. V důsledku toho mám také stále zapnutý mobilní telefon a jsem k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Když mi jednou pozdě v noci zazvonil telefon, jeden z mých malých synků se vzbudil a zeptal se mě: „Tati, ty musíš zase zachraňovat svět?“

“Superhrdinové“ z našeho IT oddělení

Přesněji řečeno, je to můj tým, který „zachraňuje svět“, protože dělá všechno pro to, aby našim klientům poskytoval dokonalé služby. Speciální strategií pro minimalizaci rizika v tomto ročním období je tzv. „zmrazení změn“. Znamená to, že se v produkční infrastruktuře ani v produkčním softwaru nesmí provádět žádné změny, aby se předešlo rizikům, která by případné změny mohly přinést. V kombinaci s naší vysoce dostupnou infrastrukturou tato opatření zajišťují spolehlivé dodávky zboží v průběhu vánoční sezóny..

Náš tým technické podpory je vám k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, aby vám během svátků pomohl řešit malé i velké problémy. Někteří naši zaměstnanci jsou na telefonu i mimo běžnou pracovní dobu. Zapojí se do akce vždy, když je potřeba, aby se naši klienti nemuseli o nic starat.

IT oddělení – příklad z praxe

Všichni víme, že chyby se prostě stávají. Občas nám volají téměř zoufalí klienti a ptají se na chybějící objednávky. Ve světě logistiky může být tím nejhorším scénářem např. přeplněný sklad, řidiči kamionů čekající za dveřmi a harmonogramy dodávek, které je potřeba striktně dodržovat. Pokud k tomu dojde, musíme problém rychle a konstruktivním přístupem řešit. Koneckonců existuje mnoho možných příčin:

• Skutečně klient objednávku odeslal?
• Selhalo něco během přenosu dat?
• Byly objednávky ve správném formátu?
• Vyskytly se nějaké potíže při importu dat do ERP systému?
• Nebo šlo „jen“ o to, že nebylo k dispozici internetové připojení?

Zkontrolujeme každý jednotlivý krok procesu, abychom zjistili, kde je problém. Po zjištění příčiny je problém jakoby vyřešen. Naší největší odměnou jsou spokojení klienti.

Je třeba přijmout preventivní opatření

Na našem IT oddělení přijímáme také řadu preventivních opatření, abychom podobným scénářům předešli. Neustále komplexně monitorujeme naše systémy v režimu „end-to-end.“ Nesrovnalosti jsou okamžitě identifikovány a v případě potřeby na ně rychle reagujeme. Jdeme dokonce tak daleko, že naše klienty proaktivně informujeme, pokud se z nějakých důvodů nemůžeme dostat do jejich IT systému nebo pokud se dlouho neobjevila žádná nová data. To nám umožňuje včas identifikovat problémy a řešit je dříve, než se situace zkomplikuje. V konečném důsledku budou mít naši klienti funkční systémy a zároveň si budou moci nerušeně užívat dovolenou.

V tomto duchu přejeme vám i všem našim klientům klidné a pohodové svátky. Především si opatrujte pevné zdraví!

Pokud máte k výše uvedeným informacím jakékoli dotazy, rádi si s vámi popovídáme. Neváhejte se obrátit na mne nebo na mé kolegy.

Autor

Alexander Schaefer
Chief Information Officer (CIO) v EDITEL Austria