Opravdová d-EDI-kace!

Efektivnější práce díky EDI

V dnešním rychlém obchodním světě je čas vzácnou komoditou. Klíčem k úspěchu je proto optimalizace a zefektivnění pracovních postupů. Firmy proto neustále hledají způsoby, jak zlepšit svou výkonnost a získat tak konkurenční výhodu.

Elektronická výměna dat (EDI) je technologií, která může při výrazném zvýšení produktivity hrát zásadní roli. Používání EDI umožňuje firmám optimalizovat pracovní procesy a zefektivnit je.

V tomto příspěvku se podíváme na přínosy EDI a na to, jak tato technologie napomáhá zrychlit pracovní procesy. Na vaše otázky odpoví náš specialista, Klaus Schaffer.

Jak může EDI zvýšit efektivitu chodu naší firmy?

EDI umožňuje rychlé a automatizované zpracování podstatných obchodních dokumentů, včetně objednávek, dodacích listů či faktur. Data se do ERP přenášejí ve strukturovaném formátu. Manuální procesy, jako vyplňování papírových formulářů nebo ruční zadávání dat, se stávají minulostí. To vede k výrazné úspoře času a minimalizaci chyb. Díky automatizované výměně dat mohou společnosti zkrátit dodací lhůty a v konečném důsledku fungovat efektivněji.

Jak může EDI zlepšit spolupráci mezi obchodními partnery?

Jedním z řady přínosů je zlepšení komunikace a spolupráce mezi firmami. Elektronická výměna dokumentů eliminuje zpoždění a nedorozumění, k nimž může při ručním zpracování dokumentů docházet, např. v důsledku chyb při zadávání údajů. Informace se přenášejí v reálném čase, což ve výsledku vede k urychlení rozhodovacích procesů a zlepšení komunikace mezi obchodními partnery. Bezproblémové systémy zajišťují přínosnou a bezproblémovou spolupráci v rámci celého dodavatelského řetězce. Zefektivnění objednávek a rychlejší reakce na dotazy zase mohou společnosti přinést větší spokojenost ze strany zákazníků. Ta se zase může promítnout do opakování nebo nárůstu objednávek, kladných recenzí a loajality zákazníků.

Firmy, které své nákupní procesy digitalizují, v konečném důsledku zlepšují vlastní ekologickou stopu. Jak k tomu přispívá EDI?

EDI hraje důležitou roli při podpoře environmentální udržitelnosti podniků. Elektronická výměna dokumentů snižuje spotřebu papíru a minimalizuje spotřebu tiskových náplní. Díky automatizaci procesů snižuje spotřebu zdrojů, včetně energie a přepravy. Kromě toho EDI rovněž umožňuje lepší plánování dodavatelských řetězců, což následně vede ke snižování zásob a optimalizaci využití dopravních kapacit. Digitalizací nákupních procesů pomáhá EDI snižovat ekologickou stopu.

Může EDI pomoci při řešení nedostatku kvalifikované pracovní síly?

EDI skutečně může zmírnit dopady nedostatku kvalifikované pracovní síly. Snižuje totiž administrativní zátěž a automatizuje manuální procesy, čímž zaměstnance osvobozuje od časově náročných rutinních úkolů. Ti se pak mohou věnovat náročnějším úkolům, které jsou pro firmu přínosnější a v důsledku vedou k vyšší produktivitě a pomáhají překlenout nedostatek kvalifikovaných pracovníků.

Můžete to přiblížit na konkrétních příkladech?

Jistě, existuje spousta příkladů, kdy se firmám podařilo díky EDI zvýšit produktivitu. Místo 2-5 minut strávených ručním zadáním objednávky ji v EDI stačí jen schválit. Podobné časové úspory se rychle sčítají: při 100 úkonech a průměrné úspoře 3 minut to znamená celkovou úsporu 300 minut – tedy 5 hodin. Tento koncept zaměstnancům umožňuje efektivněji využívat čas a soustředit se na jiné důležité úkoly.

Pointou tedy je, že firmy využívající EDI jsou výrazně efektivnější a dělají méně chyb. Jaké další faktory mohou pomoci?

Kromě využití EDI jsou i další faktory, které se podílejí na zvyšování efektivity a snížení chybovosti. Základem je jasný a dobře sestavený návrh procesů. Důležitou roli hrají také dobře vyškolení zaměstnanci, kteří umějí EDI efektivně používat. Kontrola kvality a monitorovací systémy napomáhají odhalit a odstranit chyby už v jejich rané fázi. Pokud firmy sledují zpětnou vazbu, analyzují výsledky a kontinuálně zlepšují vlastní procesy, mohou tak soustavně zvyšovat svoji efektivitu a snižovat chybovost.

EDI může vést ke zvýšení výkonnosti firmy. Obecně můžeme říci, že firmy, které využívají EDI technologie, jsou na budoucnost dobře připravené a mohou do ní hledět s důvěrou a optimismem.

Pokud chcete zjistit, jak může být elektronická výměna dat (EDI) užitečná i při optimalizaci Vašeho dodavatelského řetězce, rádi Vám s kolegy odpovíme jakékoli Vaše dotazy. Zprávu nám můžete zaslat pomocí kontaktního pole vpravo.

O autorovi

Klaus Schaffer
Business Development Manager ve společnosti EDITEL Austria