ORLEN Unipetrol používá archivační řešení od EDITELu

Rychlost doručování není jedinou výhodou…

Skupina ORLEN Unipetrol s úspěchem používá archivační řešení trustIT poskytovatele EDI služeb společnosti EDITEL.

„V rámci interních procesů jsme se rozhodli pro digitalizaci naší fakturace. Během výběrového řízení jsme oslovili EDITEL s tím, že náš proces by měl zahrnovat zákaznický portál, kde si budou zákazníci moci sami stáhnout všechny potřebné daňové doklady, a kde si zároveň budeme schopni monitorovat příslušný tok dokumentů a jejich doručování zákazníkům,“ uvádí Robert Hejkal, Vedoucí oddělení aplikací velkoobchod a logistika společnosti ORLEN Unipetrol.

Odběratelé produktů společnosti ORLEN Unipetrol dnes mají ke všem dokladům v rámci fakturace přístup pomocí přívětivého uživatelského rozhraní.

„Jedná se o důvěryhodný archiv dokladů, který je umístěn v infrastruktuře společnosti ORLEN Unipetrol a je dostupný 24 hodin denně. Postupně se z něj stal stěžejní produkt používaný v rámci fakturačního procesu a společnost EDITEL k němu poskytuje servisní podporu i po prvotní implementaci,“ podotýká Svatopluk Vít, Technical Sales Support Consultant společnosti EDITEL CZ.

Rychlé, přehledné a pohodlně dostupné

Stávající řešení je založeno na obousměrné komunikaci mezi uživatelským portálem archivu a firemním ERP systémem SAP, který je hlavní platformou pro správu uživatelských dat. Tato data jsou v pravidelných intervalech synchronizována s archivem. Veškeré údaje se tak spravují na jednom místě a není třeba zadávat je vícekrát – při prvotním zadání je vše na pozadí synchronizováno. Na opačnou stranu zase proudí informace o zákazníky zobrazených a stažených dokladech, což v procesu nahrazuje oběh papírových dokladů. Lze tak jednoduše prokázat, že příslušný dokument byl doručen a vyzvednut (přečtením či stažením příslušného dokladu). Celý proces má nespornou výhodu v rychlosti doručení, protože doklad je zákazníkovi k dispozici neprodleně po vystavení v ERP systému. Jde také o velkou finanční úsporu, není už totiž nutné využívat klasické poštovní služby pro doručování papírových dokladů.

I tak ale v jedné větvi fakturačního procesu zůstává nutnost využití papírového dokladu – v případě dodacích listů, kdy se podpisem stvrzuje přijetí dodávky. Tyto doklady pak zpětně přicházejí do finanční účtárny, kde se hromadně skenují (metoda OCR) a jejich digitální podoba ve formě PDF souboru je přikládána jako příloha k daňovému dokladu. „Tento proces je plně automatický, tj. není nutný žádný manuální zásah obsluhy k tomu, aby se příslušné přílohy přiřadily k vystaveným dokladům. Dokážeme tak zpracovat několik stovek dokumentů denně s minimální chybovostí,“ říká zástupce UNIPETROLU.

Na straně zákazníka společnosti ORLEN Unipetrol není nutné cokoli instalovat, stačí mít k dispozici internetový prohlížeč a přihlašovací údaje. Dostupné doklady ve formátu PDF navíc obsahují i datovou strukturu ve formátu XML pro strojové zpracování a jsou digitálně podepsány. Uživatelský portál prochází pravidelnými bezpečnostními audity, aby byla zajištěna maximální úroveň zabezpečení poskytovaných dat. Uživatelské rozhraní je také dostupné v několika jazykových mutacích, i když primární nastavení je pro český jazyk.

Flexibilní řešení pro ORLEN Unipetrol

„Velmi si vážíme našeho partnerství se společnosti EDITEL. Její profesionální přístup nám umožňuje nabízet našim zákazníkům špičkový produkt, který podporuje klíčový firemní proces – elektronickou fakturaci,“ uvádí zástupce UNIPETROLU.

„Při prvotní realizaci projektu jsme se velmi soustředili na jasnou definici a popis vnitrofiremních procesů v ORLEN Unipetrol, což bylo velmi náročné, ale dostatečně jsme to ocenili při pozdější realizaci. Na základě podrobné analýzy jsme pak byli schopni navrhnout další rozšíření funkcionality tak, jak si zadavatel přál,“ uvádí Svatopluk Vít.

Výhodou celého řešení je, že je jednoduše škálovatelné a rozšiřitelné i do dalších dceřiných společností v rámci skupiny. V zásadě jde jen o propojení používaného ERP systému s důvěryhodným archivem pomocí tzv. webových služeb a předávání povinných metadat k zasílaným dokladům. Nastavením vhodných filtrů dokážeme přesně škálovat koncové uživatele tak, aby měli k dispozici přesně ty dokumenty, které jsou pro ně relevantní. Zároveň umožňujeme zaměstnancům ORLEN Unipetrol zobrazovat jinou sadu metadat potřebnou pro jejich vlastní práci uvnitř společnosti související s jejich pozicí.

„ORLEN Unipetrol je významným zákazníkem EDITELu. Díky jeho znalosti dokážeme flexibilně reagovat na specifické požadavky a na vyžádání provádět změny, které jsou v souladu s nastavenými interními procesy. Tyto nadstandardní vztahy jsou pro nás velmi důležité, neboť obohacují obě strany “, dodává Štefan Sádovský, CEO společností EDITEL CZ&SK.