Bezpapírová kancelář a plně automatizované procesy

Jak můžeme ve firmě zavést do praxe bezpapírovou kancelář?

Následující situace vám může být povědomá: vy nebo některý z vašich zaměstnanců ráno přiběhnete do kanceláře, zapnete počítač, vystavujete a následně tisknete jednu fakturu za druhou. Pak je postupně vkládáte do obálek a večer se odnesou na poštu. Tohle je stále poměrně běžný obraz situace v mnoha firmách, digitalizace – nedigitalizace. Jenže pak přišel koronavirus a všechny tradiční postupy postavil na hlavu. I když zaměstnanci pracují z domu, důležité papírové dokumenty, které ke své práci potřebují, zůstávají v kanceláři a nejsou jim k dispozici. A to je jen jedna věc, kterou můžete vyřešit přechodem k bezpapírové kanceláři. V tomto článku na našem blogu si můžete přečíst, jaké skoro dokonalé nápady, se ve výsledku ukázaly jako ne úplně dokonalé, i když to tak zpočátku nevypadalo. A také si můžete přečíst o možnostech, které mají malé firmy, pokud by chtěly myšlenku bezpapírové kanceláře dotáhnout do úspěšného konce, tj. vyřešit závislost na papírových dokumentech.

A s jakými výzvami se z důvodu pandemie covid-19 můžete ve své firmě potkat např. v účetnictví nebo při dodávání zboží?

Pro mnohé zaměstnance pracující v kanceláři byla největší výzva už ta samotná a náhlá změna – pracovat z domu. Stále však bylo nutné, aby někdo vyrazil do kanceláře, otevřel všechnu došlou poštu, naskenoval všechny příslušné dokumenty a rozeslal je na příslušné e-maily kolegů. To je poměrně běžná praxe. Občas nějaké dokumenty kolega vynechal, občas jejich naskenovaná kvalita nebyla dobrá a také lidé nebyli zvyklí pracovat jen s elektronickými přílohami. Jak chcete PDF soubor ručně podepsat a dát na něj razítko „Zaúčtováno“? Může také dojít k humorným situacím, kdy pro zjednodušení oslovíte všechny své dodavatele s tím, aby vám faktury zasílali na jinou adresu. Když už vám ale třetí den po sobě před domem zastaví kamion s dodávkou materiálu pro výrobu ve vaší firmě s tím, kam vám má řidič materiál složit, začnete se pídit po tom, co je toho příčinou. Řada dodavatelů totiž automaticky pochopila, že se s adresou pro fakturaci změnila i adresa dodací. A tohle prostě nechcete. Kdyby všechny firmy používaly elektronickou výměnu dat (EDI), nic takového by se nestalo.

A jaké obchodní dokumenty je již možné digitalizovat?

Pro některé z vás začneme úplně novou informací. Mluvíme o bezpapírové kanceláři, t.j. snažíme se vyloučit oběh papírových dokumentů. Řada z vás si řekne, co je na tom složitého. Požádám svého dodavatele, ať mi obchodní dokumenty pošle jako přílohu v e-mailu, ať se na ně můžu podívat. To je jen převedení papírové podoby do elektronické, nikoliv digitalizace. Elektronickou podobu dokumentu stejně musí otevřít nějaký člověk, zjistit od koho přišla, co to vlastně je za dokument a pokud se jedná o nějaký obchodní dokument typu faktura, musí z ní částky ručně přepsat do informačního systému. Chybovost při přepisu je značná, jsme přece jen lidé a omyly jsou na denním pořádku.

Zkuste si však představit, že váš dodavatel ve svém informačním systému vytvoří třeba již zmiňovanou fakturu, zmáčkne tlačítko a tato faktura je přenesena až do vašeho počítače, respektive do vašeho firemního informačního systému.  Lhostejno je, zda máte stejný informační systém jako dodavatel, zda je to faktura nebo třeba dodací list, objednávka, zda se nacházíte ve stejném městě či na druhém konci republiky nebo snad světa. Svou důvěru vložte do moderního IT procesu, který se o vše v pozadí postará. Prostě se IT oddělení dodavatele pobaví s IT oddělením ve vaší firmě a tuto komunikaci vám zajistí. Nebo ještě lépe vezmou si k ruce odborníky z EDITELu, kteří pomohou se všemi záludnostmi takové komunikace. Elektronizaci svých procesů tak svěříte partnerovi, který zpracuje a přenese za rok běžně desítky milionů takových dokumentů! A pokud proces společně dotáhneme do konce, vaše obchodní dokumenty nikdy nespatří světlo světa na papíře.

Nemusí však zůstat jen u klasických dokumentů jako je objednávka, dodací list nebo faktura. Můžete si takto s partnerem posílat třeba potvrzení objednávky, ceníky nebo stavy skladů pro automatické doplňování nebo byste chtěli, aby se všechno nové zboží ve vašem skladu přidávalo samo formou zakládání skladových karet? Tak široký záběr vám EDI komunikace nabízí. Přece jenom je to formát, který tady máme několik desetiletí a je řádně prověřen „na bitevním poli“.

Pokud patříte ke skeptikům, hned od počátku namítnete, že přece dnes existují aplikace se zabudovanou umělou inteligencí, které dokážou pracovat i s těmi na začátku zmiňovanými fakturami ve formátu PDF. Dokážou je přečíst tak jako člověk a údaje z nich tzv. vytěžit. Jistě, není to dnes takový problém, ale má to řadu úskalí. Pokud má program jen 5% chybovosti (a to je velmi slušná hodnota) znamená to, že 5 faktur ze sta došlých nepřečte správně. A když vám za měsíc přijde faktur tisíc, 50 z nich nebude proplaceno! Musíte pak nastavit nějaké dodatečné kontrolní mechanismy. S EDI komunikací nic takového nepotřebujete. Dokument vždy je digitální a přenáší se v této podobě mezi aplikacemi, typicky mezi informačními systémy nebo účetními programy.

Kolik peněz nám ušetří bezpapírová kancelář?

V této oblasti se setkáte s mnoha mýty. Do ceny „papírové“ faktury se promítnou náklady na spotřební materiál (papír, toner do tiskárny), náklady na poštovné a také náklady na personál, který daný dokument připraví pro zadání do informačního systému. To jistě nějaké peníze stojí. Mýtus, který je značně rozšířený je ten, že přechodem na elektronickou komunikaci všechny tyto náklady odpadnou zcela bez náhrady.

Jenže EDI komunikace není jako prostý e-mail. S EDI zprávou se provádí mnoho úkonů, jako je třeba převod formátu používaného v jednom účetním programu do jiného, kterému bude rozumět vás účetní program. Nebo třeba vyhodnocení, o jakou zprávu se jedná a komu je určená. Někdo musí provozovat ony sítě, které jsou vzájemně propojeny a jejichž provoz se platí ve formě nákladů na elektřinu, hardware počítačů, ale především souvisejících s vývojem a údržbou sofistikovaných SW platforem s vysokou dostupností, které zprávy posílají nebo přijímají. Náklady tam tedy samozřejmě jsou, byť v důsledku o dost nižší, než v případě klasického papíru.

Oblast, kde EDI komunikace jednoznačně vítězí nad papírovou komunikací, je především rychlost. Od objednání, přes potvrzení a vystavení dodacího listu až po vystavení faktury, je výrazně kratší. Pokud budeme sledovat rychlost přenosu jednotlivých dokumentů od dodavatele k příjemci, pohybujeme se v řádu minut. A papírová faktura obvykle cestuje několik dní. Vedlejším efektem elektronizace obchodních vztahů je pak také revize celého procesu obchodního případu. Obvykle se totiž zamyslíte nad tím, jestli jsou všechny dosud prováděné kroky na obou stranách nutné a zda nějaký krok nepřebývá či zda nějaký důležitý nechybí.

A jak tento proces funguje v praxi, pokud firma zatím žádná data elektronickou formou nepřenáší?

V podstatě jde o propojení jedné společnosti s druhou, kdy je vytvořen elektronický komunikační kanál. Prvním krokem obvykle bývá obchodní dohoda mezi dvěma společnostmi. Praktickým příkladem je třeba to, že si firmy vyměňují stavy skladů, na základě kterých do procesu zahrnou i kmenová data jako je kód výrobku (GTIN/EAN), hmotnost, název apod. A když vystavíte objednávku, může obsahovat i přepravní data. A na papír můžete úplně zapomenout. Komunikují jen vaše systémy mezi sebou.

Kolik faktur musím vystavit, aby se mi vše vyplatilo?

Plně automatizovaná elektronická výměna dat se nejvíce vyplatí, pokud spolu nějaké společnosti obchodují pravidelně a vystavují větší množství dokumentů. Když jste však malá firma, která měsíčně s partnerem vymění jen jednotky dokumentů, nemá smysl utrácet za robustní řešení v podobě přímého rozhraní z vašeho systému. Jeho vývoj logicky něco stojí a při malém objemu je to ekonomicky nevýhodné.

Naštěstí však existuje i řešení pro společnosti, které nechtějí nějaké velké řešení implementovat, a i přesto chtějí se svými partnery elektronicky komunikovat. Klíčová je ochota vedení firmy změny provést. Pokud chcete na trhu získat nějakou výhodu, je EDI komunikace tím správným krokem.

Jaké řešení mají malé firmy k dispozici?

Řešení elektronické fakturace pro malé a střední firmy se jmenuje web EDI. Jeho implementace ve firmě může být provedena v průběhu jednoho pracovního dne. Uživatelé využívají internetový prohlížeč, pomocí kterého se přihlásí do speciálního rozhraní, kde mohou elektronické dokumenty přijímat i vytvářet a odesílat. Dokonce ani nemusíte mít nějaký účetní software.

Pokud se chcete o webovém EDI dozvědět více, podívejte se na: Webové EDI | Efektivní a levné EDI řešení od EDITEL

A kolik firem EDI používá?

Tohle číslo je ve skutečnosti o dost vyšší, než si myslíte. Jen společnost EDITEL do sytému zapojila více než 20 000 firem z různých odvětví v regionu střední a východní Evropy. EDITEL patří k lídrům trhu elektronické komunikace a má několik poboček v různých zemích.

A jak se jeví investice do EDI komunikace s přihlédnutím k budoucnosti?

Existují firmy, které měsíčně zpracují jen 40–50 objednávek, ale očekávají, že tento počet výrazně naroste. A tak své systémy dopředu připravují. Tento proaktivní přístup se některým firmám již začal vyplácet, v souvislosti s aktuální pandemickou situací, protože objem jejich obchodování skokově narostl. Jejich informační systémy na EDI komunikaci disponují vším potřebným, aktivují jen pokročilejší modul, místo modulu základního. A tak automaticky přizpůsobily svou firmu na zvýšenou poptávku. Zákonitosti EDI komunikace se totiž nijak nemění v závislosti na tom, jestli máte přenášených dokumentů méně či více.

Jestli se chcete dozvědět více o tom, jak se do budoucna zbavit papírových dokumentů a provést maximální automatizaci procesů, naši kolegové jsou připraveni s vámi probrat všechny vaše případné dotazy. Můžete nás také oslovit prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailem či telefonicky.

O autorovi:

Svatoplik Vít
Technical Sales Support Consultant, EDITEL CZ