Přechod na EDI: začátek je snadný

Důkladná příprava je polovina úspěchu

Zkušenosti ukazují, že jakmile společnost jednou přejde na elektronickou výměnu dat (EDI), nedokáže si to bez ní v budoucnu představit. Předtím je však třeba vyjasnit důležité otázky. Koneckonců vše nové s sebou nese určitou míru nejistoty. Co můžeme očekávat? Jsme vůbec připraveni na EDI? Nebojte se! S důkladnou přípravou je polovina úspěchu zaručena! Po přečtení tohoto článku možná začnete odpočítávat dny do přechodu na EDI.

Kterých zaměstnanců se přechod na EDI týká?

Možná se ještě najde pár kancelářských pracovníků, kteří se rádi obklopují hromadami papírových dokumentů. Ale to je spíše výjimka potvrzující pravidlo. Před přechodem z papírových objednávek, dodacích listů nebo faktur na elektronickou výměnu dat (EDI) byste měli o svých plánech a přípravách hovořit se všemi klíčovými pracovníky. V závislosti na velikosti a organizační struktuře vaší společnosti se může jednat především o pracovníky následujících oddělení:

• Ekonomické a finanční oddělení
• IT oddělení
• Řízení logistiky a dodavatelského řetězce
• Nákupní oddělení
• Obchodní oddělení

Jaké jsou důvody pro přechod na EDI?

V praxi se často uvádějí zejména tyto důvody:

• vlastní iniciativa společnosti posunout digitalizaci na další úroveň,
• obchodní partneři, kteří vyžadují používání EDI,
• důvody související s efektivitou, jako je například zlepšení vztahů s obchodními partnery, zamezení manuálním činnostem a chybám, úspora nákladů nebo celková digitální koncepce atd.

Pokud se do zavedení EDI pustíte z vlastní iniciativy, měli byste si ujasnit, jak velký je váš měsíční objem dokumentů a kolik vašich obchodních partnerů již EDI používá. EDI totiž nikdy není jednostranná záležitost. Pokud vás váš obchodní partner požádal o zavedení EDI, měli byste ho požádat, aby vám poskytl příslušné specifikace a implementační příručky zpráv, které již sám využívá. Ve společnosti EDITEL již známe postupy a potřeby stávajících EDI klientů. Můžete se tedy rovněž obrátit na naše odborníky, kteří se vám budou rádi věnovat.

Které otázky EDITEL předem objasní?

V počátečních fázích procesu vám a vašim kolegům položíme několik otázek a pomůžeme objasnit důležité detaily. Obvykle se jedná o následující informace:

• Jaké doklady (objednávky, dodací listy, faktury) byste si chtěli s partnery vyměňovat a změní se to v blízké budoucnosti?
• Potřebujete také dokumenty, jako jsou zálohové faktury, storno faktury nebo dobropisy?
• Má společnost know-how v oblasti EDI?
• Chtěli byste začít s jednoduchým EDI řešením prostřednictvím webového portálu, nebo dáváte přednost integrovanému řešení vzhledem k velkému objemu dokumentů?
• Která oddělení vaší společnosti mají o zavedení EDI největší zájem?
• Existují nějaké organizační nebo technické překážky pro zavedení EDI, kterých jste si vědomi?

Jaké jsou technické požadavky na používání EDI?

• Potřebujete systém ERP,
• s vhodným datovým rozhraním,
• kompletní kmenová data (adresní údaje, ceny specifické pro zákazníka, kódy GTIN/EAN pro jedinečnou identifikaci položek, GLN pro jedinečnou identifikaci obchodních partnerů atd.),
• komunikační spojení se sítí eXite,
• důvěryhodný archivační systém.

Nevhodná nebo neúplná datová rozhraní lze obvykle snadno aktualizovat. Pro komunikační spojení je k dispozici několik různých standardizovaných protokolů. A nemusíte si ani dělat starosti s archivačním systémem odolným proti neoprávněné manipulaci, protože vám v tomto případě můžeme poskytnout řešení přímo na míru.

Jaký je organizační a technický postup?

• Analyzujte rozhraní nebo specifikace rozhraní svého obchodního partnera.
• Vytvořte/naprogramujte konverzní rozhraní (z formátu partnera A do formátu partnera B).
• Průběžně zajistěte tyto úkony:
  • nastavení EDI poštovní schránky, ID uživatele, GLN (Global Location Number) a přihlašovací údaje eXite,
  • komunikační spojení se sítí eXite,
  • ověření/kontrolu dat,
  • monitorování (řešení problémů, kontrola věrohodnosti atd.).
• Testování probíhá v několika iteracích mezi vámi a partnerem.
• Spuštění ostrého provozu s EDI partnerem.

V průběhu celého procesu jsou vám vždy k dispozici odborníci ze společnosti EDITEL, kteří pomohou vyřešit veškerá úskalí a nejasnosti.

Přechod na EDI: Jak probíhá testovací fáze?

Dokonalost je pro EDI klíčová. Proto se testovací fáze obvykle odehrává souběžně, tj. budete si vyměňovat papírové faktury nebo prostřednictvím e-mailu ve formátu PDF jako doposud. Současně budou data vyměňována také EDI systémem. Jakmile bude vše fungovat bezchybně, odpadnou papírové doklady a EDI faktury budou všemi stranami právně uznávány.

V neposlední řadě se vy a vaše společnost stanete formální součástí rostoucí mezinárodní komunity uživatelů EDI. Více než 20 000 společností po celém světě si již vyměňuje dokumenty prostřednictvím komunikační sítě eXite společnosti EDITEL a jejich počet každý den roste.

Pokud se i vy chcete ponořit do světa EDI, já a moji kolegové vám rádi pomůžeme.

Autor

Milan Mikula
Solution Manager EDITEL CZ