e-archivace
Dlouhodobé a bezpečné uložení elektronických dokumentů
Společnost EDITEL vyvinula špičkové řešení trustIT pro elektronickou archivaci, které je koncipováno jako univerzální úložiště pro všechny typy archivovaných dat bez ohledu na původ, datový formát nebo přítomnost elektronického podpisu.
Umožňuje dlouhodobou a profesionální archivaci po zvolenou dobu, s garantovanou integritou a autenticitou vložených dat. Řešení je v souladu se všemi legislativními požadavky a předpisy, řídí se zároveň doporučeními na úrovni EU. Nejčastěji je užíváno k archivaci daňových dokladů, smluv, digitalizovaných dokumentů, zpráv z datových schránek apod.
Archivační řešení může být využíváno podle potřeby v různých režimech a v různých stupních integrace s ostatními IT systémy. S dokumenty lze aktivně pracovat v rámci uživatelského rozhraní trustIT, přistupovat k nim z aplikací třetích stran nebo může elektronický archiv tvořit samostatnou legislativní pojistku vedle existujících DMS/workflow systémů.
trustIT může být využíván formou služby nebo jako inhouse řešení.
Získané výhody
- Profesionální archivace s nejvyššími bezpečnostními standardy
- Archivace jakéhokoliv formátu dat
- Splněny požadavky směrnic EU
- Zaručena integrita dat po celou dobu archivační doby
- Automatické generování meta dat archivovaných dokumentů
- Rozhraní integrované do platformy eXite®
- Webové uživatelské rozhraní
- Náhled a možnost stažení originálních dokumentů
- Možnost autorizovaného exportu dat
- Škálovatelné řešení
Právní předpisy pro archivaci elektronických faktur
Všechny společnosti musí dodržovat podmínky ohledně archivace faktur stanovené novelou právních předpisů, která vstoupila v platnost po 1. lednu 2013. Společnosti tedy musí zejména zajistit následující po celou dobu archivace, tj. od okamžiku jejich vystavení až do konce zákonné desetileté lhůty pro jejich uchovávání:
- Autenticitu (věrohodnost) původu elektronické faktury – je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila.
- Integritu (neporušenost) obsahu – skutečnost, že obsah daňového dokladu požadovaný podle zákona nebyl změněn.
- Čitelnost – je možné se seznámit s obsahem daňového dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení (viz § 34 odst. 1 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů).
- Souhlas subjektu (příjemce služby) s přijímáním elektronických faktur.
Kromě toho, že elektronické faktury musí být způsobilé pro odpočet daně, musí dále obsahovat zákonem předepsané náležitosti daňového dokladu, jako je jméno/adresa, evidenční číslo faktury, cena atd. Pro další informace nebo podporu kontaktujte prosím náš prodejní tým.
