Snižování nákladů přechodem na EDI
Na penězích záleží: kdy se firmě vyplatí přejít na EDI?
Nebylo by ohromně praktické, nemuset si už s obchodními partnery posílat všechny objednávky, dodací listy a faktury faxem, e-mailem nebo dokonce poštou, ale nechat vše běžet automaticky, prostřednictvím elektronické výměny dat (EDI)? Takové řešení podle dosavadních zkušeností nechává navíc mnohem menší prostor pro chyby. A nabízí i další potenciál: automatizací procesů se sníží pracovní zátěž vašich zaměstnanců a uvolní jim ruce na jiné úkoly. Při zohlednění všech faktorů dokáže EDI bezesporu také výrazně snížit náklady.
Osvědčené pravidlo dobrého hospodáře, které říká, že ušetřit korunu je snazší než ji pracně vydělat, neztratilo nic ze své platnosti ani v roce 2023. Často kladenou a zcela logickou otázkou k elektronické výměně dat (EDI) je, kolik může firma ve výsledku ušetřit, přejde-li z papírových faktur na elektronické. A o kolik navíc jí zůstane v kapse, pokud přejde na elektronickou výměnu dat v celém Order2Cash procesu? Tedy pokud bude celý proces, od příchozích objednávek až po fakturaci, probíhat elektronicky. Vezměme si to popořádku.
Individuální faktory
Než se pustíme do podrobností, připomeňme, že konkrétní úspory budou vždy záviset na více faktorech, včetně následujících: Jakým způsobem dosud probíhala výměna obchodních dokumentů (poštou, faxem, e-mailem atd.)? S kolika partnery chcete EDI v budoucnu využívat? Jaký je objem vašich dokladů za rok? Jakou máte technickou infrastrukturu? Jaké odborné znalosti a cenový model má mít potenciální poskytovatel služeb EDI, kterému realizaci svěříte? To je jen několik z mnoha otázek, které byste si měli položit.
Už jen u samotných faktur je potenciál k úsporám vysoký
Kromě faktorů, které jsou specifické pro jednotlivé firmy, máme k dispozici i mezinárodní analýzy a studie. Ty jsou velmi přínosné, pokud jde o přibližný odhad potenciálních úspor. Začněme dokladem, který je z hlediska EDI obzvláště zajímavý – tedy fakturou. Při vyčíslení potenciálních úspor je rozhodující, zda faktury přijímáte, nebo je odesíláte.
Studie společnosti Billentis, která zjišťovala potenciál úspor spojený s elektronickými fakturami, přinesla výsledky, které ve zkratce představuji níže.
Příklad propočtu:
Zdroj: Billentis/grafický design EDITEL AT
*Scénář: výrobní společnost s 5 000 zaměstnanci, personální náklady: 60 EUR/hod (včetně režie, pracovních stanic atd.), průměrný počet stran na fakturu: 1,5 (ačkoli v praxi jsou faktury často delší a potenciál k úsporám bývá ještě vyšší).
Potenciál k úsporám kolem 60 procent vypadá velmi lákavě. Jak ukazuje následující graf, ještě výhodnější je, pokud jste příjemcem faktury, protože pak můžete ušetřit dokonce až 64 procent.
Příklad propočtu:
Zdroj: Billentis/grafický design EDITEL AT
*bez zohlednění individuálních úspor
Úspory v každém kroku Order2Cash procesu
Další zajímavý průzkum GS1 se týkal transakcí Order2Cash. Tato studie proběhla sice již před několika lety, je ovšem stále aktuální. Vyplývá z ní, že využitím standardů EDI GS1 lze ročně ušetřit celkem téměř 800 milionů EUR, procesem objednávek počínaje a fakturací konče (objednávka, příjem zboží, faktura, automatické porovnání kmenových dat). Na jeden proces Order2Cash to znamená úsporu až 51 eur.
Digitalizace snižuje pracovní zátěž
Odhlédneme-li od výpočtů, je zřejmé, že přechod na elektronickou výměnu dat má ještě jednu velkou přednost. V závislosti na odvětví jsou personální náklady ve většině společností významným parametrem vynaložených nákladů. Díky tomu, že automatizace procesů umožňuje kvalifikovaným zaměstnancům věnovat se produktivnějším činnostem, vzniká další potenciál pro využití nových obchodních příležitostí.
Jak ukazuje nedávná studie společnosti KPMG „Digitalizace v účetnictví 2021“, reagovala řada firem (a jejich účetních oddělení) na nedávnou pandemii přijetím konkrétních kroků směrem k digitalizaci. 61 % dotázaných společností uvedlo, že COVID-19 u nich podpořil nebo urychlil digitalizaci v oblasti účetnictví. Důležitým faktorem je, že digitalizace se často netýká pouze účetních oddělení, ale i mnoha dalších. Pokud se v rámci ucelené IT strategie přerozdělí nebo nově vymezí zdroje, procesy a oblasti odpovědnosti, vzniknou ve středně až dlouhodobém horizontu významné příležitosti.
S kolegy se s Vámi rádi osobně setkáme a probereme možnosti úspor nákladů v souvislosti s EDI přímo ve Vaší firmě. Zavolejte nám nebo nám pošlete dotaz pomocí kontaktního formuláře.
Autor
AutorChristoph Stenech
Head of Sales, EDITEL Austria
O společnosti EDITEL
EDITEL je mezinárodním předním poskytovatelem služeb v oblasti elektronické výměny dokumentů EDI (z anglického originálu Electronic Data Interchange), který se specializuje na optimalizaci procesů dodavatelského řetězce. Společnost poskytuje služby klientům v mnoha různých odvětvích.
Portrait photo copyright Editel/Petra Spiola
Symbolic image copyright iStockphoto, photo credit metamorworks
Illustration copyright EDITEL Austria GmbH
