SPAR ČOS a EDI technologie

Jiná země, stejné řešení

SPAR ČOS v tomto roce zavádí elektronickou fakturaci s elektronickým podpisem a jedná v této oblasti v souladu s legislativou EU. Statusové a zpětnovazební zprávy, které jsou v České republice a na Slovensku běžně využívány, zvyšují bezpečnost procesu automatizace a fakturace. Na detaily projektu implementace v tomto regionu jsme se zeptali pana Jiřího Tříška, vedoucího oddělení organizace SPAR ČOS.

EJ: Pane Tříško, pohovořme si o roll-outu elektronické fakturace. Proč se SPAR ČOS pustil do tak rozsáhlého projektu právě teď?

Hlavním důvodem zavedení EDI-fakturace byla potřeba zvýšení efektivity obchodních procesů, snížení chybovosti a lepší komunikace s našimi dodavateli. V neposlední řadě naše společnost prostřednictvím tohoto projektu významně přispívá k zachování a ochraně životního prostředí.

EJ: Jaké byly reakce vašich dodavatelů na tento projekt?

Mnozí dodavatelé v České republice již elektronickou fakturaci využívají a disponují požadovanými vnitřními procesy, což usnadňuje jednoduché rozšíření jejich sítě o další partnery. Z tohoto důvodu měli naši dodavatelé velký zájem na tom, aby se i společnost SPAR ČOS připojila do jejich sítě pro elektronickou výměnu faktur.

EJ: Implementace statusových a zpětnovazebních zpráv pro vás byla obzvláště důležitá. Proč jsou tyto zprávy tak zásadní pro vaše podnikání?

Se stále rostoucím počtem dodavatelů, kteří nám zasílají elektronické faktury, přirozeně dochází k nárustu případných chyb, zejména v počáteční fázi testování. Abychom mohli rychle a efektivně reagovat, je pro nás bezpodmínečně nutné dostávat tyto zprávy v pravidelných intervalech. Kromě toho mnoho dodavatelů v České republice zpětnovazební zprávy běžně používá. Někteří z nich je definovali jako nezbytnou součást svých procesů. Elektronická výměna těchto zpráv umožňuje dosáhnout vysoké úrovně automatizace v rámci fakturačních procesů.

EJ: Jaké procesy po obdržení faktury následují?

Nejdříve zavedeme zprávy AUTACK, jakožto potvrzení ověření el. podpisu na přijaté faktuře, dále pak APERAK, kterým budeme potvrzovat formální správnost faktury kontrolovanou před importem do našeho IS a na závěr pak od nás dodavatel obdrží COMDIS, jakožto potvrzení zpracování faktury naším oddělením kontroly faktur.

EJ: Jaké byly reakce Vašich kolegů a zaměstnanců na implementaci elektronické fakturace?

V podstatě jsem se doposud nesetkal s negativním přístupem, což chápu jako velmi dobré znamení pro tento projekt. Finanční účtárna projekt jednoznačně podporuje a oddělení organizace si zase slibuje úsporu práce s vyhledáváním a celkovým řešením chybových stavů. K tomu se našemu klasickému IT, se zavedením elektronického archivu, otevírají možnosti archivace nejen EDI zpráv, ale i dalších důležitých dokumentů, jako jsou např. smlouvy, projektová dokumentace, atd. Všechny tyto aspekty činí projekt úspěšným pro všechny zúčastněné strany.

EJ: Není neobvyklé setkat se s názorem, že EDI je zastaralou technologií. SPAR má mnoho let zkušeností v této oblasti. Jaký význam má elektronická výměna dat ve vaší společnosti?

Odstraňte slovo „zastaralá“ a nahraďte jej slovem „prověřená“ a budu stoprocentně souhlasit. Věřím a naše dlouholetá zkušenost s EDI to potvrzuje, že tato zásadní technologie nám pomohla dosáhnout významného pokroku pokud jde o zjednodušení a zefektivnění našich firemních procesů. Je pochopitelně nezbytné se neustále přizpůsobovat a vyvíjet v souladu se současnou situací na trhu. EDI se pro nás stala klíčovou technologií a důležitou součástí našeho průmyslu, zejména pak s ohledem ke skutečnosti, že mnoho obchodních partnerů je na ni zvyklá.

EJ: Jakou očekáváte úspěšnost z nadcházejícího roll-outu el. fakturace?

Jsme velmi optimističtí. Rok 2012 bude pro SPAR ČOS v tomto smyslu jednoznačně zlomovým. Po úspěšném otestování a pilotním provozu máme v plánu zavést INVOICing do konce roku 2012 s největšími dodavateli (se kterými úspěšně provozujeme ORDERS), což znamená cca 50 % z celkového objemu přijatých faktur.