Šťastnou cestu s EDI standardy

Užitečné informace o „esperantu 21. století“

Už jste si někdy googlili, co jsou to EDI standardy? Pokud ano, nejspíš jste narazili na termíny jako EDIFACT, EANCOM, ODETTE a GS1 XML. I po přečtení jejich popisu však můžete být na pochybách, co že to vlastně znamenají… Nemusíte mít obavy, věci ve skutečnosti nejsou tak komplikované, jak se může zdát. Stačí si EDI standardy představit jako jazyky, které jsou používány ERP systémy firem, které používají elektronickou výměnu dat (EDI) ke komunikaci se světem. Dovolte mi být “tlumočníkem” na malém “výletě do jazyka EDI” a objevte výhody, které má EDI pro vaši firmu v rukávu.

 1.    Příprava na výlet: stručná exkurze do historie

Mezinárodní úspěch EDIFACTU započal v roce 1987. Tehdy samotná OSN zveřejnila víceodvětvový standard ISO pro elektronickou výměnu dat, který mohou od té doby používat všechny společnosti na světě. Díky rychlému rozvoji bylo už v polovině 90. let k dispozici více než 100 typů EDIFACTových zpráv. I přesto je někdy „méně lépe než více“.

2.    Redukce na minimum: zrodil se EANCOM

“Zprávou” se v jazyce EDI rozumí objednávka (ORDERS), dodací list (DESADV) nebo faktura (INVOIC). Tyto termíny jsou zkratky na šest písmen odkazující k anglickým názvům dokumentů. Výše uvedené příklady jsou mimochodem ty nejpoužívanější z nich. Existují však také typy EDIFACTových zpráv, které se v praxi používají jen zřídka.

Globální komunita GS1 pomohla zvýšit praktické využití a uživatelský komfort EDIFACTu. Na přelomu 80. a 90. let vybrala 49 typů zpráv užitečných pro obchod a díky nim potom vytvořila nový standard s názvem EANCOM, který odkazuje k původnímu názvu společností GS1 – EAN, (EAN + Communication, tedy komunikace). Například v Rakousku bylo doposud implementováno 32 z těchto 49 typů zpráv. Obchodní partneři si tyto zprávy vyměňují prostřednictvím platformy EDITEL eXite.

EANCOM je však jen jedním z mnoha standardů, které jsou dnes po světě k dispozici. Národní a mezinárodní sítě GS1 usilují o posun tohoto standartu na další úroveň.

3.    Cestovní doklady: prodejce má informace o standardu

Řekněme, že jste malý nebo středně velký výrobce spotřebního zboží a chtěli byste dodávat zboží obchodní společnosti. V praxi bude obchodní společnost vyžadovat, abyste si s ní vyměňovali elektronické dokumenty jako objednávky, dodací listy a faktury v určitém EDI standardu, jako EDIFACT, EANCOM nebo GS1 XML. Většinou se jedná o jednotný „jazyk“, který konkrétní společnost používá ke komunikaci s ostatními obchodními partnery.

Ve většině případů poskytují obchodní společnosti ještě podrobnější specifikace standardu. Předpokládejme, že obchodník využívaný standard nazve „ECR EANCOM verze XY.“ Většina dodavatelů pochopitelně nebude vědět, co tyto termíny vůbec znamenají, protože se s nimi zatím nesetkali. To vysvětluje, proč se mnoho společností následně obrátí na mě nebo na mé kolegy z EDITELU. Samotné obchodní společnosti někdy doporučují, aby se s námi jejich dodavatelé spojili. Jde o skvělé rozhodnutí, protože jako partner více než 20 000 společností víme hodně o tom, co která obchodní společnost vyžaduje. Výrobcům poté položíme velmi důležitou otázku.

4.    Kontrola před odletem: jaký ERP systém používáte?

Důležitým předpokladem pro spuštění elektronické výměny dat s dalšími společnostmi je ERP systém. Proto je důležitá otázka, jaký ERP systém používáte? Existuje mnohem více možností, než se může zdát. Jde o široké spektrum: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, ale též o systémy menších výrobců, jako např. Money S3, Helios, Pohoda, Karát a mnoho dalších. Pro EDI jsou nezbytné jejich určité funkce, jako je rozhraní pro import a export.

Prostřednictvím rozhraní se data exportují z ERP systému dodavatele a pomocí tzv. „konvertoru“ se převedou do „jazyka EDI“ používaného obchodním partnerem. Prostřednictvím virtuálního datového centra jsou všechna data pomocí internetového připojení předávána z a do rozhraní dodavatele. Jakmile se data dostanou k obchodní společnosti, jsou opět převedena, aby se mohla pomocí rozhraní importovat do jeho ERP systému. Díky standardizovaným vstupním polím obdrží obchodní společnosti přesně ty informace, které potřebují. Celý proces trvá jen pár vteřin a žádné „slovníky“ nejsou potřeba.

5.    Odjezd: vhodný dopravní prostředek a daleký dosah

Jak jsme již uvedli, pro přenos dat v požadovaném „jazyce“ standardu EDI se používá datové centrum. To, které nabízí EDITEL, se nazývá eXite. Koneckonců nejde o jen tak nějaká data, ale časově a provozně kritická data. Pro eXite je proto nutností maximální dostupnost, spolehlivost a zabezpečení. Pro mnoho firem je pak zásadní mezinárodní dosah. „Přepravním prostředkem“ je obvykle internet.

6.    Jak se vyhnout kulturnímu šoku: jiná odvětví, jiné specifikace

Pro lepší řešení potřeb specifických odvětví byly postupně vyvinuty tzv. subsety založené na EDIFACTu. Například ODETTE a VDA jsou pro automobilový průmysl tím, čím je EDITEX pro textilní průmysl a standard EDI EANCOM pro spotřební průmysl. Princip zůstává zpravidla vždy stejný: odběratel dá svým dodavatelům vědět, který „jazyk“ potřebuje, a komunikace potom probíhá v tomto jazyce. Jeden tip: je velmi žádoucí, aby si dodavatelé vyměňovali obchodní dokumenty elektronicky už se svými subdodavateli, což se ovšem neděje příliš často. Pro usnadnění by měl být použit stejný datový formát jako pro komunikaci s vlastními klienty společnosti.

7.    Cestujte a učte se: rozšiřujte si obzor o EDI standardy

Ve snaze nabídnout uživatelům aktualizované a vylepšené standardy EDI se pravidelně scházejí pracovní skupiny ECR. V těchto pracovních skupinách jsou zástupci hlavních zúčastněných stran. Jde mimo jiné o obchodní společnosti, výrobce a poskytovatele logistických služeb. Tyto pracovní skupiny projednávají, jaké informace by měly být zahrnuty v objednávce a dalších dokumentech a jaké informace považují partneři za nezbytné.

Důkazem, jak dobře hledání společného „jazyka“ funguje může být fakt, že elektronickou výměnu dat založenou na EDI standardech GS1 používá více než 60 zemí. Výhodou pro uživatele je, že se nemusí učit žádné složité technické termíny nebo si zvlášť rozšiřovat slovník. Pouze vloží technický postup do rukou poskytovatele služeb EDI. Vždy je ale důležité znát pozadí. To vám umožní lépe porozumět těmto „jazykům“ a podniknout první kroky do světa EDI.

Inspirovalo vás to a chcete se nový jazyk – EDI – naučit hned teď? A rádi by ste ho potom implementovali? Přečtěte si informace k prvním krokům pro zavedení EDI. Můžete také kontaktovat přímo nás. Použijte kontaktní formulář níže.

Autor

Karl Cegner
Head of consulting & Project Delivery at EDITEL Austria