Webové EDI pro malé a středně velké firmy

Webové EDI vychází vstříc potřebám malých a středně velkých firem. Zajímá vás proč? Dozvíte se to v následujícím článku.

Už jste o webovém EDI slyšeli a říkáte si, jestli by bylo dobrou volbou i pro vaši firmu? Nebo vám je jako první krok k zapojení do EDI doporučil některý z vašich obchodních partnerů? EDITEL jako specialista na mezinárodní služby EDI zodpovídá otázky týkající se elektronické výměny obchodních dokumentů na internetovou aplikaci (tzv. webové EDI) prakticky denně. Níže si můžete přečíst odpovědi na ty nejběžnější z nich.

Proč používat webové EDI?

Řekněme, že se vaše společnost zabývá pěstováním zeleniny, chovem ryb nebo zpracováním čerstvého masa a dodává tyto produkty obchodnímu řetězci. A řekněme, že zatím nedostáváte objednávky „moderním způsobem“, tedy elektronicky. V tomto případě vám nejspíš obchodní řetězec předává objednávky e-mailem, faxem – nebo v urgentních případech – telefonicky. Údaje z nich ručně přepíšete a použijete k vyřízení dodávky zboží. Vyřídíte objednávku, vytvoříte dodací list a poštou odešlete fakturu. A nakonec musíte všechny tyto dokumenty ještě archivovat. To uděláte nejspíš tak, že vložíte vytištěné objednávky, dodací listy, faktury, případně opravené dokumenty atd. do šanonu. Je to celkem zdlouhavý proces, navíc dost náchylný k chybám.

Jak vlastně webové EDI funguje? Máte nějaký příklad z praxe?

Představte si, že jste obchodník s vínem a dodáváte vína do obchodních řetězců. Obchodní partneři vám mohou pomocí webového EDI zasílat digitální objednávky ve standardizovaném formátu. Napřímo a téměř v reálném čase. Mimochodem, technický název objednávky v EDI je ORDERS. Jakmile je objednávka přijata, okamžitě dostanete upozornění e-mailem. Potom se můžete přihlásit do webové aplikace, zobrazit si objednávku a zjistit požadovaný termín dodání. Když objednávku vyřídíte a připravíte závoz, použijete aplikaci k upozornění klienta o nadcházejícím dodání zboží a to tak, že odešlete dodací list (DESADV). Většinu údajů lze jednoduše převzít z objednávky. Tyto údaje a dále sjednané ceny a fakturační detaily pak následně použijete k vytvoření faktury (INVOIC). A to je celé! Všechny kroky jsou transparentní a vy i vaši partneři je můžete kdykoli dohledat. Nabízíme také bezpečnou elektronickou archivaci dokumentů v souladu s legislativními požadavky.

ORDERS, DESADV… musím tohle opravdu znát?

Je jen několik technických termínů, které byste si časem měli osvojit. Systém je založen na jazyce EDI, kterému rozumí uživatelé po celém světě. Tento jazyk se jmenuje EDIFACT. Existuje v něm více než 200 typů zpráv (tj. typů dokumentů), ve webovém EDI se ale běžně využívá jen několik z nich. Patří mezi ně ORDERS (objednávka), DESADV (dodací list) a INVOIC (faktura). Pokud se divíte, proč na konci názvu faktury – „invoic“ – chybí „e“, které do anglického termínu pro fakturu patří. Je to proto, že zkratky všech typů zpráv jsou standardizovány a omezeny na šest velkých písmen. K sadě zkratek patří také GLN, kód, který identifikuje vaši společnost, a čísla GTIN (dříve také EAN), které slouží k identifikaci produktů. A to je, pokud jde o žargon EDI, zhruba vše.

Jaký je rozdíl oproti plně integrovaným EDI systémům?

Vysoce výkonné EDI systémy pro velké podniky samozřejmě nabízejí řadu technických možností a výhod. Vyžadují ale také pečlivou integraci do ERP a dalších systémů. Společnosti s nižším počtem obchodních dokumentů často zjišťují, že nepotřebují nic většího než nízkonákladové řešení EDI na principu webové aplikace. Podobně jako u e-mailu si uživatel vystačí s počítačem disponující internetovým prohlížečem a samozřejmě s přístupem k internetu. Není potřeba nic implementovat a výměna obchodních dokumentů může začít prakticky ihned. WebEDI je dostupné uživatelům v mnoha zemích a příslušných jazykových mutacích.

Některý z obchodních partnerů po mě chce, abych přešel na EDI. Jaký to má důvod?

Kvůli zvýšení efektivity je pro velké obchodní řetězce důležité, aby bylo do EDI zapojeno co nejvíce jejich dodavatelů. Veškerá data pak mohou dostávat ve strukturované podobě a automaticky je zpracovávat ve svých IT systémech. Renomovaným obchodním řetězcům jako je MAKRO, Globus, Billa, Penny atd. přináší elektronická výměna obchodních dokumentů (EDI) již mnoho let vynikající výsledky. EDI se stane ovšem nepostradatelným pomocníkem také pro vaši, i když menší, společnost. S využitím více různých typů zpráv pro více obchodních partnerů zjistíte, že si již výměnu obchodních dokumentů bez EDI vůbec nedokážete představit. Z historie neznáme žádného uživatele, který by EDI zavedl a po čase se chtěl vrátit “k papíru”.

Je tato aplikace použitelná i v případě, že po mě chce partner jen faktury, ale tyto nejsou za zboží, ale za služby?

Určitě ano. Pro takové případy jsme schopni připravit formulář faktury dle požadavků vašeho partnera. Formulář pak stačí jen vyplnit a odesláním jej zákazník obdrží v požadovaném formátu, jako byste měli standardní EDI řešení. Prvně vyplněný dokument lze uložit pro příští použití v případech, kdy se položky faktury často opakují a je třeba měnit jen datumy a ceny. Pro sofistikovanější systémy lze využít funkci importu, například z formátu ISDOC, INHOUSE-TXT, CSV a dalších proprietárních formátů.

Na koho se můžu obrátit, když mám dotazy k řešení EDI pro malé a středně velké firmy?

Pokud máte jakékoli dotazy, můžete se obrátit na naše kolegy prostřednictvím následujících kontaktů.

Sales Team / Obchodní oddělení:
obchod@editel.cz

O autorovi:

Markéta Ernesová
WebEDI & Customer Service Specialist
marketa.ernesova@editel.cz